Het bijhouden van een ledenadministratie is best een klus. Het is dan natuurlijk wel fijn dat je na al dat werk beloont wordt met wat inzicht in je ledenbestand, zodat je kan zien hoe je ervoor staat. Dit heet ook wel management informatie.
Afhankelijk van het welk softwareprogramma je gebruikt, zijn er vaak al wat standaard rapportages beschikbaar, maar iedere organisatie zit weer anders in elkaar en heeft weer andere wensen. In de blog van vandaag geef ik wat ideeën voor rapportages die je eenvoudig zelf in Excel kunt maken. Ik gebruik hierbij Excel, omdat de meeste programma's de mogelijkheid hebben om een csv-bestand te downloaden en een csv-bestand kan weer geopend worden met Excel.
De standaard informatie zoals het aantal leden is meestal wel makkelijk te achterhalen. Daarvoor kun je het aantal actieve leden tellen. Je kunt deze informatie verder filteren door het ledenbestand naar postcodegebied te bekijken. Dan zie je precies in welke wijk je veel leden hebt en in welke aangrenzende wijken er extra wervingsmogelijkheden zijn. Zorg er eerst voor dat je in een Excel-bestand een kolom hebt met daarin alleen de cijfers van de postcode. Dit doe je door een extra kolom toe te voegen en de formule links te gebruiken om alleen de 4 cijfers van de postcode kolom op te halen. Daarna kun je een draaitabel maken om alle leden te tellen.
Zet hiervoor de kolom met alleen de postcodecijfers in de vakken "rijen" en "waarden".
Klik daarna in het vak "waarden" op het pijltje naar beneden en ga naar “waardeveldinstellingen”.
Nu heb je een overzicht van het aantal leden naar postcode.
Op deze manier kun je ook tellen hoeveel leden er in welk jaar geboren zijn. Gebruik hiervoor de formule rechts om het jaar uit de kolom geboortedatum te filteren. Met deze informatie kun je nagaan op welke leeftijd mensen gemiddeld lid worden of opzeggen.
Ook kun je eens kijken van hoeveel leden een e-mailadres bekend is.
Ik snap best dat niet iedereen zo enthousiast van wordt knutselen in Excel als ik.
Bij KorènCRM is daarom sinds kort de BI-plus module beschikbaar. Met deze business intelligence module kun je allerlei persoonlijke rapportages maken zonder alles eerst naar Excel te transporteren. Veel velden van de database zijn als keuzeveld beschikbaar om te gebruiken in een rapportage. Heel eenvoudig en snel zodat je daar weinig tijd aan kwijt bent en snel wat grafiekjes kunt maken. Neem contact met ons op via info@koren.nl voor meer informatie.