Klanten van KorènCRM kunnen gratis gebruikmaken van de relatieportal WerktVoorMij. De portal is zelf aan te passen qua kleur, logo en (visuele) content. In deze video krijg je een kort overzicht van de mogelijkheden.
42 gratis online tips voor ledenorganisaties en verenigingen
Als ledenorganisatie wil je onnodige kosten besparen en je middelen nuttig inzetten. Er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden om met gratis online tools veel gedaan te krijgen. Je budget hoeft je niet te beperken. Je kunt onze gratis e-boek bomvol met 42 software tools & tips voor verenigingen en ledenorganisaties downloaden.
Daarnaast krijg je bij het downloaden van de E-boek automatisch early access tot onze nieuwe ledenadministratie software (beschikbaar mei 2019) Als je je nu inschrijft krijg je early access en kun je gratis van start (in maart 2019) voordat de software op de markt is!
De Ledenportal: een onmisbare schakel
Een online ledenportal is een onmisbaar onderdeel voor iedere moderne ledenorganisatie. Onder portal verstaan we een website/webapp of app waarop leden kunnen inloggen om hun eigen gegevens in te zien en het liefst ook wijzigingen aanbrengen, in contact met jou of andere leden kunnen komen en ook diensten en producten bestellen. Er zijn talloze voordelen aan het gebruik van een ledenportal.
Hier zijn enkele voordelen van het gebruik van een portal:
Als leden zelf hun gegevens kunnen aanpassen dan scheelt dit jou werk. Jij hoeft een nieuw adres niet meer in te voeren of een verhuizing te registeren. Je leden kunnen dit zelf doen!
Leden kunnen je ook bereiken buiten kantooruren om. Ze kunnen via je portal een dienst aanvragen of een wijziging doorgeven wanneer het henzelf goed uitkomt.
Registratie van nieuwe leden is ook eenvoudig. Ze kunnen zich direct inschrijven zonder tussenkomst van een medwerker.
Geautomatiseerde bevestigingen: Als iemand een dienst aanvraagt of product afneemt kan er direct een bevestiging van de aanvraag/bestelling worden gestuurd op automatische wijze.
Als je gebruik maakt van onze portal kun je een actuele cursus/activiteiten -agenda online beschikbaar stellen kunnen leden zichzelf inschrijven voor een activiteit of cursus.
Auditfunctie: je kunt de wijzigingen die leden doorvoeren inzien. In onze ledenportal is het zo dat alle wijzigingen worden opgevangen in een filter. Vervolgens kun je wijzigingen van leden met een druk op de knop goedkeuren. Zo voorkom je database vervuiling.
En nog veel meer!
Onze roadmap naar groei
Je kunt als ledenorganisatie tegen verschillende blokkades aanlopen die je kunnen belemmeren in groei.
Lukt het niet om je leden te behouden of te groeien?
Is je software niet AVG proof?
Sluit uw software niet goed aan op je processen?
Loopt je klantcontact stroef?
Is je software landschap versplinterd?
Is je standaard software te beperkt of is je maatwerk pakket instabiel?
Dan kunnen we iets voor je betekenen. We hebben een roadmap naar groei ontwikkeld op basis van onze ervaringen met klanten. Eerst is het natuurlijk belangrijk om te beoordelen of we een match zijn voor je organisatie. Daarna analyseren we of we je processen kunnen thuisbrengen in de software. Als dit goed bij elkaar aansluit maken we een actieplan zodat u snel van start kunt gaan en kunt gaan groeien.
KorènCRM is een totaaloplossing voor ledenorganisaties. De software beheerst alle facetten die komen kijken bij de processen van ledenorganisaties. KorènCRM is online standaard software (SAAS) met mogelijkheden voor procesinrichting op maat. Een paar sleuteltermen: ledenportal & API, AVG proof (autorisaties en rechten van betrokkenen), ledenservice tools en cursus/evenement administratie en meer.
Nieuwe Intuïtieve Zoekscherm
We hebben een nieuw relatie zoekscherm toegevoegd aan de software. Met dit scherm is het nu makkelijker en sneller om relaties te zoeken. Daarnaast kun je de zoekvelden die je het vaakst gebruikt vastzetten. Zo krijg je een zoekscherm aangepast op je eigen voorkeuren.
Relatie zoeken
Om de gegevens van een relatie te kunnen bekijken voer je een zoekopdracht uit. In de bovenste zoekbalk kun je vrij zoeken op verschillende velden tegelijkertijd. Je kunt een naam, geboortedatum, kixcode, postcode of relatienummer invoeren of een combinatie hiervan. Als je meerdere zoekwaardes invoert kun je deze scheiden door middel van een komma. Zowel naam als kixcode hoeven niet volledig te zijn, de eerste paar letters volstaan om zoekresultaten te tonen. Klik op de zoekicoon rechts om de zoekactie te starten. Om alle zoekvelden leeg te maken (alleen ingevulde vastgepinde zoekvelden worden niet leeg gemaakt) klik je op de reset knop.
Extra filters
Wanneer je wilt zoeken op een ander zoekveld, kun je een extra filter toevoegen. Daarna kun je de gewenste zoekwaarde in dat filter veld invoeren. Je kunt deze weer verwijderen met het kruisje rechts van de filter.
Je bepaalt namelijk zelf welke filters je gebruikt om naar relaties te zoeken. Voortaan is er 1 hoofd zoekveld die aan te vullen is met filters. Sommige filters maken gebruik van open velden die ingevuld kunnen worden en weer anderen hebben dropdowns met vaststaande items waaruit je kunt kiezen.
Filters vast zetten
Als je vaak gebruik maakt van dezelfde filters dan kun je deze filters vastzetten met het prikkertje aan de linker kant van de filter. KorènCRM zal de vast gepinde zoekvelden onthouden en iedere keer dat je gaat zoeken verschijnen deze velden.
Als je dit doet terwijl er al een zoekwaarde in de filter staat, zal deze waarde ook worden vastgezet. Dus als je het zoekveld "Abonnement" selecteert, daarna een abonnement uit de dropdown kiest en daarna ervoor kiest om hetzoekveld vast te pinnen zal deze voortaan altijd gevuld verschijnen. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld altijd op een specifiek abonnement zoekt.
Je kunt dit altijd weer wijzigen door vast gepinde zoekvelden weer te verwijderen.
KorènCRM - een korte indruk
KorènCRM is relatiebeheer software voor ledenorganisaties, verenigingen, stichtingen en de zorg. Met KorènCRM krijg je overzicht over al je relaties of het nou gaat om leden, eigen medewerkers, leveranciers of andere stakeholders. Via de onderstaande video krijg je een indruk van de mogelijkheden van KorènCRM. De software is breed inzetbaar voor veel verschillende typen organisaties met een specialisatie in ledenadministratie, cursussen en zorg.
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Korèn Mobile (Deel 8)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
Met Korèn Mobile heb je ook de optie om relatiegegevens mobiel in te kunnen zien maar ook openstaande taken uit te voeren en dit te melden. De mobiele versie van KorènCRM fungeert als een app maar is technisch gezien een webapp en overal bereikbaar mits er een internet verbinding is. Hier een lijst met enkele voordelen:
Je kunt meteen zien of iemand bijvoorbeeld lid is of servicediensten afneemt of zich heeft ingeschreven voor cursussen. Je krijgt dus snel een indruk van een relatie naast de NAW gegevens en contactgegevens.
Zoek relaties op op basis van naam, relatienummer of kixcode (postcode + huisnummer).
Google maps integratie voor navigatie naar een relatie
KorènCRM gebruikers krijgen bovendien drie read only accounts gratis ter beschikking.Beveiligd met two step authentication net als de reguliere KorènCRM
De laatste contactmomenten zijn zichtbaar. Wel zo handig als je daar eventueel aan kan refereren: “Onlangs heeft een collega van mij u gesproken over…”
Iedere KorènCRM klant krijgt de beschikking over 3 gratis read only accounts.
Bekijk Korèn Mobile en KorènCRM in een demo. Vraag deze hier vrijblijvend aan!
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? AVG/GDPR functionaliteit (Deel 7)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
KorènCRM is AVG proof software. Je kunt met de software aan de rechten van betrokkenen voldoen doormiddel van functies tbv recht op vergetelheid, recht op inzage, recht op dataportabiliteit, recht op correctie en meer. Ook kun je een bewaartermijn instellen voor gegevens en krijg je daarmee een reminder om gegevens tijdig te verwijderen zodat je eenvoudig kunt voldoen aan wat er in je privacy statement staat.
Autorisaties
Met ons autorisatiestructuur kun je ervoor zorgen dat gebruikers(groepen) alleen toegang krijgen tot gegevens waartoe ze bevoegd zijn om die in te zien en processen waartoe ze bevoegd zijn om die uit te voeren. De software waarschuwt ook bij het toekennen van kritieke permissies en geeft voorbeelden van wat een gebruiker met een dergelijke permissies zou kunnen doen. Zo kun je een goede afwegingen maken hierin ook als het gaat om het inzien van bijzondere persoonsgegevens.
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Zorg software (Deel 6)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
Naast een CRM voor ledenadministraties is KorènCRM ook zeer geschikt als CRM voor de zorg. Met veel ervaring in de zorg en zorg specifieke oplossingen kan Korèn het verbindingstuk vormen in jouw zorgorganisatie. Dit zijn 10 redenen waarom zorgorganisaties kiezen voor KorènCRM:
- KorènCRM is uitermate goed ingericht voor zorg. Onze Alarm module is bijvoorbeeld uniek en helpt je overzicht te houden over alle administratie rondom personenalarmering. Koppelingen met o.a. Vecozo, Nedap en SBV-Z zijn ook beschikbaar.
- Door ons AVG proof autorisatiesysteem is het mogelijk om bepaalde gedeeltes in de software, bijvoorbeeld het cliëntdossier, goed af te schermen voor groepen gebruikers.
- Rechten van betrokkenen zijn gewaarborgd in KorènCRM. Je kunt heel eenvoudig aan een dataportabiliteitsverzoek, recht op inzage of recht op vergetelheid voldoen.
- Voor ledenservices in de zorg worden onze servicemodules (voor het bemiddelen van comfortdiensten) en cursusmodules (naast cursussen ook geschikt voor uitjes) veelvuldig ingezet.
- Met onze API kunnen we een koppeling maken met de website en hiermee bijvoorbeeld het aanmeldproces van nieuwe leden/clienten en het afnemen van diensten digitaliseren.
- Met onze consultants kunnen we meedenken in het stroomlijnen van het klantcontactproces om te zorgen dat je meer klanttevredenheid kunt creeeren door snelle, beter en accurater te reageren in je communicatie.
- Korèn Mobile, de mobiele read-only versie van KorènCRM kan gebruikt worden in thuiszorgwinkels om te zien of iemand lid is en daardoor recht heeft op korting simpelweg door het invullen van de Kixcode.
- Two way authentication bij inloggen. Ook zijn er login monitoring tools beschikbaar.
- Onze Zorgbureau module is bij uitstek geschikt voor het bemiddelen van ZZP'ers in de zorg/huishoudelijke hulp, iets dat steeds meer voorkomt in de zorg.
- Security is voor ons een serieuze zaak. Persoonsgegevens worden op goed beveiligde servers (NEN 7510, ISO 27001, ISO 9001 enz.) in Nederland opgeslagen.
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Ledenportal of API koppeling (Deel 5)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
In dit vijfde deel van de serie gaan we in op de twee opties die je hebt als het gaat om het creëren van een ledenportal. Onze standaard ledenportal en de mogelijkheid om je website te koppelen aan KorènCRM via onze API.
Leden portal
Als klant van Korèn heb je gratis de beschikking over onze standaard leden portal. Dit is webapp wat neerkomt op een responsive mobile first website met talloze opties voor interactie met je leden. Hier een lijst met de belangrijkste features:
- CMS in KorènCRM zelf. Je kunt de visuele en tekstuele content van de webapp aanpassen in onze CRM.
- Je kunt zowel kleuren aanpassen en je logo toevoegen om een eigen feel te geven aan de webapp,
- Bestaande relaties en leden kunnen hun gegevens met een unieke code ontsluiten.
- Nieuwe relaties en leden kunnen zich registreren.
- Relaties die zich aanmelden als nieuw maar al in de database zitten worden gematcht.
- Slimme aanmeldformulier voorkomt veel voorkomende invoer fouten en daarmee database vervuiling (bijv. ingevuld 'Van Den Berg' zal automatisch in 'van den Berg' veranderen en je kunt op meerdere manieren een geboortedatum invullen want de software begrijpt wat je invoert.
- Alle aanvragen komt in een filter terecht en je kunt deze accepteren of weigeren met de druk op een knop.
- Bij gebruik van de servicemodule kunnen leden dienst afnemen.
- Bij gebruik van de cursusmodule is je actuele cursusagenda zichtbaar en kunnen cursisten zich aanmelden ervoor.
- Je kiest zelf welke diensten en cursussen je wel of niet zichtbaar (en eventueel wel/niet aanvraagbaar) laat zijn online.
API
Via de API heb je natuurlijk de bovenstaande opties maar kun je ook natuurlijk voor een eigen inrichting kiezen omdat het dan om je eigen custom website gaat. We kunnen ism onze partners ook het hele traject op ons nemen rondom de ontwikkeling van een nieuwe website. Het handige hiervan is dat je 1 aanspreekpunt hebt. We kunnen ook de projectleiding in onze handen nemen. Neem contact op met ons om de mogelijkheden door te nemen.
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Standaard software oplossing maar aanpassingen zijn mogelijk (Deel 4)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
KorènCRM is standaard online software. Dit betekent dat het programma er voor iedere klant (afhankelijk van de gebruikte modules) er hetzelfde uit ziet en hetzelfde functioneert. In het kort zijn dit enkele van de grootste voordelen van standaard software:
- De software is stabieler, veiliger en betrouwbaarder omdat meerdere klanten gebruikmaken hetzelfde pakket. Zo komen bugs en tekortkomingen eerder aan het licht en worden deze sneller en directer aangepakt.
- Er zijn regelmatig updates ter verbetering van de software en deze zijn inbegrepen in de prijs.
- Standaard software is over het algemeen goedkoper en "kant en klaar" voor gebruik.
De grootste nadelen van standaard software zijn dat een organisatie vaak hun processen (deels) moet aanpassen aan de software en niet andersom, dit kan veel omschakeling vergen in een organisatie. Daarnaast kan zijn veel standaardsoftwarepakketten geschikt voor slechts een beperkte takenpakket.
Hoewel KorènCRM een standaardoplossing is het in tegenstelling tot veel standaardpakketten wel mogelijk om maatwerk toe te voegen. Wel kijken we hier eerlijkheidshalve kritisch naar en conformeren een dergelijke oplossing altijd wel aan de wijze waarop onze software werkt (qua layout, terminologie en proces) zodat het consistent blijft. Uit onze ervaring denken we graag mee in processen om tot de best mogelijke oplossing te komen.
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Ledenpas direct afdrukken (Deel 3)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
Hoe wel we steeds meer zaken digitaliseren is een ledenpas nog steeds relevant voor ledenorganisaties. Er is een speciale mailingpas functie om in bulk passen te versturen vanuit KorènCRM.
Vanuit KorènCRM is het daarnaast mogelijk om direct een pas af te drukken als je over een pasjes printer beschikt. Ook kun je een bestand naar de drukker opsturen om te laten printen.
Stel dat een lid zijn of haar pas verliest dan kun je deze direct uitprinten en per post opsturen. Zo kun je dit proces snel afhandelen zonder dat er al te veel tijd tussen zit. Klant heeft snel zijn of haar pas terug en jij kunt dergelijke verzoeken snel verwerken, iedereen tevreden!
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Servicedienst bemiddeling (Deel 2)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
Naast het beheren van je leden wil je ze ook van allerlei voordelen laten genieten met korting. Voor organisaties die diensten aanbieden aan hun leden met eigen middelen of via partners is de servicedienst module een uitkomst.
Een lid vraagt telefonisch of bijv. via onze gratis leden webapp WerktVoorMij digitaal een dienst aan (dit kan ook via je eigen website als je gebruik maakt van onze API). Eventueel kun je vragen stellen om aan meer info over de aanvraag te komen. Als de aanvraag binnenkomt krijg je als backoffice gebruiker een notificatie en kun je een match maken. Als je gebruik maakt van de regio functie sorteert de software automatisch dienstverleners uit de regio voor aan je en selecteer je simpelweg de gewenste dienstverlener uit de corresponderende regio. Je kunt via standaard mailsjablonen met samenvoegvelden om de mail te personaliseren met een druk op de knop mails naar klant en dienstverlener sturen om ze te matchen (dit is afhankelijk van je eigen proces, het mag uiteraard ook per brief gaan of een andere wijze).
Meer features van de servicedienstmodule:
- Keuze om bij een digitale aanvraag door te gaan met de volgende aanvraag of naar het detailscherm van de bemiddeling door te gaan. Qua workflow zijn er meerdere opties.
- Custom kenmerken instellen per servicedienst zodat je de "stijl/specialismes/smaak" per dienstverlener kan zien. Zo kun je accurater een match maken tussen klant en dienstverlener.
- Diverse rapportages waaronder data per servicedienst, dienstverlener of per klant maar ook per woonplaats of leeftijd enz.
Neem contact met ons op als je interesse hebt in KorènCRM. We helpen je graag verder.
Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Abonnementen + prijscomponenten (Deel 1)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
In dit eerste deel gaan we in op de wijze waarop abonnementen werken in KorènCRM. We lichten hierin de prijscomponenten functie uit omdat dit in de praktijk een zeer gewenste functie is voor ledenbeheer software.
Prijscomponenten
Deze functie is handig omdat je een richtprijs van een abonnement kunt instellen maar ook de bijbehorende prijscomponenten. Deze zouden bijvoorbeeld kunnen bestaan uit een special medewerkerskorting, 65+ korting of juist een toeslag voor het betalen met iDEAL, noem het maar op. Ook kun je iemand als tegemoetkoming een ad-hoc korting geven op het abonnement. Bij het toekennen van een abonnement kun je hierin zelf keuzes maken op basis van je ingestelde prijscomponenten. Het kan zijn dat een lid voor meerdere prijscomponenten in aanmerking komt.
Voorbeeld:
Basis abonnement: 25 euro
Prijscomponenten:
Korting incasso: - 1 euro
Medewerkerskorting: - 3 euro
Toeslag iDEAL: + 1 euro
Voor een medewerker die via iDEAL wil betalen wordt het abonnement als volgt berekent: 25 - 3 + 1 = 23 euro.
Hier een aantal andere punten die interessant zijn voor jou als ledenorganisatie:
- Onbeperkt abonnementen toe kennen. Je kunt zoveel abonnementen toekennen als je wilt voor verschillende groepen.
- Je kunt abonnementen koppelen aan aan aparte bedrijven met aparte financiële instellingen (en eigen factuurcodes en btw tarieven eventueel). Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld meerdere gefuseerde ledenverenigingen hun eigen abonnement te laten behouden met eigen financiële instellingen. Let hierbij altijd op of je privacy verklaring hierbij voldoet en hoe dit juridisch in elkaar steekt.
- Je leden kunnen hun facturen betalen via incasso, iDEAL of factuur op eigen initiatief.
- De software maakt incasso bankbestanden aan in de volgende formatten: MT940, CAMT en CAMT.053.
- Je kunt ervoor kiezen om je debiteurenbeheer in KorènCRM te doen en herinneringen te versturen wanneer nodig. Je kunt op basis van geimporteerde bankbestanden de status van een factuur zien.
Heb je vragen over KorènCRM? Mail dan naar info@koren.nl en we helpen je graag verder.
Waarin onderscheid KorenCRM zich op leden gebied (serie)
Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.
Cursussen & activiteiten organiseren
CRM functionaliteit
Een secure workflow
Vaak denken mensen bij automatisering in de eerste plaats aan het sneller maken van processen, wat zeker een belangrijk deel hiervan is. Een tweede even belangrijke reden om te automatiseren is het secuurder maken van je processen. Om dit te illustreren zijn hier 6 praktische voorbeelden van hoe we je processen secuurder maken in KorènCRM.
- Wanneer je een factuurrun gaat draaien dan ben je verplicht om altijd eerst een testrun te draaien voordat je een productierun gaat draaien. De testrun geeft aan als er gegevens zijn die niet kloppen bijv. ontbrekende IBAN nummers of adresgegevens enz. Vervolgens kun je er zelf voor kiezen om de run door te zetten of eerst de fouten te corrigeren. Vanzelfsprekend gaan relaties waarbij er fouten zijn gevonden niet mee in de factuurrun.
- Wanneer een relatie op inactief gezet is moet je een reden van afmelding selecteren (deze kun je zelf instellen). Zodoende heb je accurate managementgegevens als het om reden van afmelding gaat en hoef je dit niet naderhand uit te gaan zoeken.
- Een klant vraagt via de ledenapp (of website) een dienst aan. Er is echter net daarvoor door dezelfde klant een adreswijziging doorgegeven via dezelfde portal. De software blokkeert (je krijgt een melding) de afhandeling van de serviceaanvraag totdat je de adreswijziging hebt bevestigd (met een druk op de knop). Dit is per ontwerp zodat je niet per abuis de dienstverlener naar het verkeerde adres stuurt.
- Je kunt een bewaartermijn invoeren. De software stuurt je dan een reminder om inactieve relaties te verwijderen. Dit kun je in bulk doen in twee klikken.
- Je kunt bij een relatie een waarschuwing invoeren (bijv. als het wanbetaler is). Deze waarschuwing is altijd bij deze relatie zichtbaar in alle modules zodat gebruikers in deze modules ook weten dat er meer aan de hand is met deze relatie als de relatie in kwestie contact opneemt.
- In onze Zorgbureau module ontstaan er wel eens conflicten tijdens het plannen. In dat geval waarschuwt de software je dat er een conflict is tijdens het plannen en ook de aard van het conflict. Je kunt ervoor kiezen om dit conflict voorlopig te negeren of direct op te lossen. Als je het negeert dan krijg je in het conflictenscherm de mogelijkheid om het later te corrigeren. Zo voorkom je dat je tijdens het plannen steeds heen en weer moet schakelen en kun je in 1x door plannen.
Met deze stappen helpen we je om fouten te voorkomen en kunnen je processen gestroomlijnd worden. De software fungeert als een soort persoonlijke assistent die je adviseert en tips geeft.
Servicedienst aanvraag verwerken in 3 stappen met WerktVoorMij
Als ledenorganisatie wil je je leden diensten aanbieden met korting en verzorg je wellicht ook de bemiddeling. Dat is handig voor je leden want ze kunnen op 1 plek het hele actuele servicedienst aanbod terugvinden. Dan zou het natuurlijk ook handig zijn als de diensten direct aanvraagbaar zouden zijn. Met onze gratis leden webapp WerktVoorMij kun je dit proces eenvoudigen.
Je kunt met behulp van onze webapp WerktVoorMij een dienstaanvraag in 3 simpele stappen verwerken, de software doet de rest. Zodra iemand een een servicedienst via WerktVoorMij aanvraagt krijg je onder Actueel een melding onder submenu "App" zoals hier afgebeeld. In dit geval zijn het twee aanvragen (zie oranje vakje met aantal erin vermeld).
Stap 1: Klik op "Servicediensten". Je krijgt vervolgens de aanvragen te zien. Klik op bewerken om de aanvraag af te gaan handelen.
Stap 2: Selecteer een uitvoerder en voeg eventueel een notitie toe voor de dienstverlener. (de software houdt rekening met regio van aanvrager en uitvoerder als je dit hebt ingesteld).
Stap 3: Selecteer de standaard e-mail sjabloon voor klant en dienstverlener (optioneel) en klik op "Bemiddeling aanmaken" en ga door met volgende aanvraag (of kies ervoor om naar de bemiddeling op de relatiekaart van de aanvrager te gaan afhankelijk van je workflow).
Meer opties
Je kunt per servicedienst bepalen of de servicedienst te zien is op WerktVoorMij en ook of de service aanvraagbaar is. Zodoende kun je bepaalde servicediensten (tijdlijk) offline of niet aanvraagbaar maken.
Als je je website via onze API hebt gekoppeld aan KorènCRM werkt het hele bovenstaande proces identiek hieraan.
Reserveer je gratis ledenadministratie software
We werken momenteel aan een nieuwe versie onze gratis ledenadministratie software Korèn Free. Er is veel vraag naar betaalbare (of gratis) leden software en veel organisaties werken met ontoereikende software of in excel met alle nadelen van dien. We gaan de nieuwe versie van Korèn Free eenvoudiger in gebruik maken zonderdat alle handige functies verloren gaan. Wat kun je straks doen met de nieuweversie Korèn Free? Als kleine vereniging/ledenorganisatie in ieder geval het volgende:
- Beheer je leden: hou NAW gegevens bij maar ook contactbeheer en interactie met je leden.
- Alle noodzakelijke financiële afhandeling: incasso runs, losse facturen + uitbreidbaar met iDeal en meer.
- Je data veilig op AVG conforme wijze.
- Toegankelijkheid, je kunt overal bij je data mits je een internet verbinding hebt.
We beginnen straks eerst met een pilotfase, je kun bij het reserveren van je account alvast aangeven of je hieraan mee wilt doen. Je krijgt dan nog eerder beschikking over je gratis ledenbeheer software. Klik hieronder om je account te reserveren en geef direct aan of je ook aan de pilot wilt meedoen.
Voor organisaties die wat meer nodig hebben dan de gratis versie kan bieden zijn er straks ook betaalde upgrades mogelijk naar nog meer functionaliteiten.
AVG Tips met KorènCRM
In KorènCRM hebben we verschillende functies voor het verwerken van AVG verzoeken. Hieronder zijn een paar tips voor het gebruik van deze functies.
Tip 1: Recht op vergetelheid
Als je een verzoek krijgt van een betrokkene om geheel verwijderd te worden klik je in KorènCRM op de knop "AVG - Recht op vergetelheid" om iemand direct op inactief te zetten als je gebruik maakt van de AVG tool. Hiermee zorg je er gelijk voor dat deze relatie niet meer mee gaat in mailingen en factuurruns. Ook zal automatisch als reden van afmelding "Recht op vergetelheid" worden gekozen door de software. Als je niet beschikt over de AVG tool moet je relaties eerst inactief maken, dan een reden kiezen en daarna per stuk of in bulk verwijderen.
Tip 2: Bewaartermijn
Je kunt nu ook gebruik maken van een bewaartermijn functie als je gebruik maakt van onze AVG tool. Je kunt instellen wat de bewaartermijn is. Deze teller gaat lopen als je een relatie inactief maakt.
Voorbeeld: Als het bewaartermijn is ingesteld op 30 dagen krijg je een notificatie als inactieve relaties nog niet zijn verwijderd dan. Vervolgens kun je de relaties daarna verwijderen.
Het kan wel zijn dat je niet de autorisatie hebt om een relatie te verwijderen. In dat geval moet een bevoegd iemand dit doen. Vraag je applicatiebeheerder voor meer informatie hierover.
Tip 3: Dataportabiliteit
Als je gebruik maakt van de AVG tool kun je eenvoudig aan een dataportabiliteit verzoek voldoen. Klik in de relatiekaart op de knop dataportabiliteit. Daarna kun je een ZIP bestand genereren met daarin een machine leesbare bestand (XML) en een Word document met alle persoonsgegevens van de betrokkene in overzichtelijke hoofdstukken ingedeeld. Daarnaast bevat het bestand ook alle dossier items (alle documenten en bestanden zoals bijvoorbeeld afbeeldingen van de relatie).
Tip 4: Recht op Inzage
Als een betrokkene zijn of haar gegevens wilt inzien kun je op Recht op Inzage klikken. Klik op genereren en download het bestand. Open het ZIP bestand en selecteer zowel het bestand in Word als eventuele losse documenten (het dossier wordt in zijn geheel gedownload dus inclusief eventuele andere documenten die bij een relatie zijn opgeslagen). Je moet daarna op beveiligde wijze de data digitaal of fysiek versturen naar de betrokkene ter inzage.
Tip 5: WerktVoorMij voor Recht op rectificatie en inzage
Als je gebruik maakt van onze gratis leden- en cursusapp WerktVoorMIj kun je iedere relatie haar of zijn gegevens inzien en ook bijvoorbeeld hun naam correct spellen, adres of bankrekeningnummer wijzigen.
Let op: het kan zijn dat je van een relatie meer verwerkt dan getoond kan worden in WerktVoorMij. Maak in dat geval gebruik van de Recht op Inzage functie (zie tip 3). In WerktVoorMij kun je o.a. de volgende zaken inzien: NAW gegevens, Bankrekeningnummer, medeleden met NAW gegevens, facturen, servicedienstaanvragen en cursusinschrijvingen.
AVG special: autorisaties en functiegroepen
Op 15 mei updaten we onze software met een speciale AVG update. Een belangrijk onderdeel is onze nieuwe autorisatie structuur. Dit zijn de belangrijkste zaken die we hebben aangescherpt of zelfs volledig nieuw hebben toegevoegd.
Waarschuwing voor privacy gevoeligheid of systeem kritieke issues
Nieuw is dat er waarschuwingen gegeven worden bij permissies die toegang geven tot privacy gevoelige informatie (bijv. het in kunnen zien van een persoonlijke dossier of bankrekeningnummers) en bedrijfskritieke processen (bijv. het starten van een incassorun of een mailingbestand naar de drukker opsturen). De waarschuwing kunnen direct worden gelezen door je muis over een waarschuwingsteken te houden.
Na het samenstellen een autorisatierol maakt de software een samenvatting van wat gebruikers met deze autorisatie rol toegang toe hebben. Voorbeeld: "Deze autorisatie rol geeft toegang tot het persoonlijke dossier, het BSN enz.)".
Qua permissies kun je aangeven of een gebruiker 1) geen toegang heeft 2) alleen lezen rechten heeft of 3) mag bewerken (en dus ook verwijderen).
Onderscheid tussen functiegroepen en autorisaties
Door functiegroep en autorisaties uit elkaar te halen is het nu mogelijk om meerdere mensen in een bepaalde functiegroep te zetten maar verschillende autorisaties te geven. Hierdoor is het mogelijk om de gehele functiegroep een taak te geven intern en hoeft de teamleider bijv. niet een eigen functiegroep te hebben. Een teamleider frontoffice zit gewoon in dezelfde groep als een medewerker frontoffice maar heeft wel andere bevoegdheden en daarmee dus andere permissies. Voorheen moest de teamleider frontoffice een eigen functiegroep krijgen omdat dit direct gekoppeld was aan de gebruikersrechten. Door functie een autorisatie rol uit elkaar te halen hebben we meer mogelijkheden gecreëerd op functioneel gebied en de mogelijkheden voor het afschermen van persoonsgegevens aangescherpt.
Layout: boomstructuur
Voorheen moesten applicatiebeheerders door een lange lijst scrollen om te zien welke permissies per module aan waren gezet bij een gebruikersgroep. Dit hebben we gebruiksvriendelijker gemaakt door vanuit de lange lijst met permissies een boomstructuur te maken bij het samenstellen van een autorisatie rol. Zodoende zie je sneller welke permissies een autorisatie rol verkregen heeft.