Nederland in quarantaine
Effectief kunnen thuiswerken is nu belangrijker dan ooit.
Nederland is nog niet volledig in quarantaine, maar grote bijeenkomsten worden overal afgelast. Concerten worden afgelast. Politieke bijeenkomsten worden afgelast. Formule 1 gaat niet door. De regering heeft zelfs besloten dat alle plekken waarbij mensen met meer dan 100 mensen per definitie afgeschaft dienen te worden.
Ook veel werkgevers kiezen ervoor om werknemers thuis te laten. Soms enkel voor degene die lichte gezondheidsklachten hebben (een snotterende neus, keelpijn of alleen hoesten, elk potentiële signalen van covid-19 of het coronavirus).
Iedereen vraagt zich af wat precies verstandig, maar het is duidelijk dat Nederland even een heel ander land is. In veel gevallen is werken vanuit thuis een prima uitkomst om gezondheid veilig(er) te stellen en toch productief door te kunnen gaan met de belangrijkste zaken van je bedrijf of organisatie.
1. Hoe richt je een effectieve thuiswerkplek in?
Het toch even wennen om thuis dezelfde werkzaamheden uit te voeren als op kantoor. De ruis van de omgeving is vaak anders. De drempel om even snel iets aan een collega te vragen is een stuk hoger. De werkplek is anders, en dat werkt door op verschillende niveaus.
Het effectiefste dan is om echt alle zaken na te lopen en thuis zoveel mogelijk dingen hetzelfde in te richten als op kantoor. Ons onderbewuste reageert ook op onze omgeving en daarom heeft het zin om niet thuis in je badjas op je bed te gaan zitten werken, maar een gedegen kantoorplek in te richten en werkkleding aan te trekken.
Zorg voor een rustige locatie. Niet iedereen heeft ruimte voor een studeerkamer, maar daarom hoef je natuurlijk niet met je laptop op de salontafel te gaan werken. Zet een bureautje op zolder neer, of in een stille hoek van de woonkamer. Leg al je spulletjes op hun plek. Zo komt je geest veel meer in de werk-modus.
2. Arbo regels op orde
Er gelden bepaalde regels voor het thuiswerken, of “het nieuwe werken” zoals het soms wordt genoemd. Vooral wanneer dit verplicht is door de werkgever (in plaats van vrijwillig verkozen). Veel van die regels zijn ook gewoon goed om gezond en effectief thuis te werken.
Lees de arbo richtlijnen
Wees lief voor je ruggengraat en gebruik een gedegen stoel en bureau.
3. Dans alsof er niemand kijkt, communiceer alsof je naast elkaar zit
Ineens kun je niet meer gelijk een vraag stellen of beantwoorden. Hoe kun je eigenlijk goed communiceren wanneer iedereen thuis werkt?
Zelf gebruiken we op dit moment Google Hangouts om elkaar up-to-date te houden van de ontwikkelingen van de dag. Hier kun je communicatie direct aan een persoon richten en verschillende groepschats instellen voor verschillende afdelingen of affiniteiten.
Het mooie van dergelijke communicatie is dat het makkelijk terug gelezen kan worden en dat dezelfde communicatie in minder tijd verloopt. Ook wijzen verschillende onderzoeken uit dat mensen minder werkstress ervaren bij thuiswerken. Natuurlijk heeft het ook nadelen zoals het missen van non-verbale communicatie. Hoe vang je dat op?
Wanneer wij zelf thuiswerken doen we een dagelijkse korte meeting met camera en microfoon, zodat ook de non-verbale communicatie haar werk kan doen. Zit iemand niet lekker in z’n vel? Is iemand moe? Zit iemand boordevol energie? Het hele spectrum aan non-verbale communicatie helpt om goede werkrelaties te houden en goed te kunnen inschatten hoe dingen lopen.
Er zijn ongetwijfeld honderden andere oplossingen voor communicatie, maar Google Hangouts voldoet zo volledig aan onze wensen, dat we niet verder hebben hoeven kijken.
4. Geef de processen een vuurproef
Hoe goed lopen de processen van jouw organisatie wanneer een deel van of hele afdelingen thuiswerken? Het is waardevol om hier even bij stil te staan. Doe dit voordat de noodzaak hoog is. Zo kun je dit een keer één of meerdere dagen uitproberen in een rustige periode.
Ja, beetje laat nu, hè? Inmiddels zitten we middenin verschillende quarantaines met het coronavirus. Maar aan de andere kant ook juist een kans. Hoewel het op andere momenten lastig kan zijn om collega's te overtuigen van de noodzaak, zal niemand er nu aan twijfelen. Ideaal moment dus om alle processen na te lopen en te testen met grote hoeveelheid thuiswerkers. Dan ben je ook in de toekomst goed voorbereid.
5. Gebruik de juiste software
Het is natuurlijk essentieel dat mensen thuis niet voor spek en bonen zitten te werken. Hoe voorkom je dat dezelfde taken niet veel langer gaan duren? Als je voor iedere vraag eerst het dun bemande kantoor moet bellen, gewoon omdat je even een IBAN of e-mail van een specifiek lid of klant moet opzoeken?
Ideale oplossing is software die vanaf verschillende plekken toegankelijk is, en toch veilig. Zo is KorènCRM vanaf iedere computer te gebruiken, en en zorgt deze er via twee factor authenticatie voor dat er direct vanuit huis op een veilige manier kan worden gewerkt.
Korèn is een mooi totaalpakket, wat ook een goede planning organiseert, cursusregistratie mogelijk maakt en nog veel meer, inclusief koppelingen naar de meest gebruikte andere systemen. Probeer Korèn CRM direct uit.