Ledenadministratie in Excel vs. de cloud, zoek de 10 verschillen

Als kleine vereniging of ledenorganisatie kun je ervoor kiezen om je ledenadministratie in Excel te voeren of in een zelf ontworpen Access database. Dit doe je misschien om bijvoorbeeld kosten te besparen of omdat je goed bent met Excel. Op korte termijn lijkt dit misschien een voordeel maar zodra je ledenaantal verder groeit dan enkele tientallen dan is excel vaak niet toereikend. Wat zijn nou de grootste voordelen van een pakket zoals KorènCRM of andere betrouwbare SaaS leveranciers zoals Office 365 en G-suite ten opzichte van ledenadministratie in Excel. Hier zijn 10 belangrijke verschillen om mee te nemen in je keuze!

1. Overal en altijd beschikbaar
Een van de grootste verschillen is dat je overal waar je een internetverbinding hebt direct je ledenadministratie kunt inzien. Als je een Excel sheet op je pc of laptop hebt staan moet je deze ten alle tijden bij de hand hebben als je de gegevens wilt inzien. Als je een spreadsheet deelt via bijvoorbeeld Google Drive of Office 365 dan heb je dit nadeel niet maar nog altijd wel de andere 9 nadelen hieronder.

2. Ledenportal - bespaar jezelf werk en zet je leden in
Iedere softwareleverancier van ledensoftware beschikt tegenwoordig haast wel over een ledenportal of in ieder geval een API waarmee een verbinding met een website gemaakt kan worden. Bij een portal kunnen leden inloggen en zelf hun eigen gegevens wijzigen en bijvoorbeeld servicediensten aanvragen. Wij beschikken over een gratis webapp hiervoor WerktVoorMij

3. Opstartkosten
De keuze voor Excel of Access vanuit kosten bezien lijkt een logische maar is dat eigenlijk wel zo? Bepaalde SaaS leveranciers hebben bijvoorbeeld een goedkope of zelfs gratis variant voor starters. Met Korèn Free hebben we bijvoorbeeld een gratis versie van onze ledenbeheer software waarmee je als vereniging tot 500 relaties kunt invoeren, 1000 x kunt factureren per jaar. 

4. Opslag & Backups
Misschien heb je wel backups, maar heb je ook backups van je backups? Een betrouwbare SaaS aanbieder zorgt voor een beveiligde opslag van gegevens met offsite backups. Dit betekent dat de gegevens niet op 1 maar in minstens 2 datacenters zijn opgeslagen die geografisch gescheiden zijn. Bij onze datacenters is het zo dat er iedere 4 uur een backup gemaakt wordt. Mocht de laptop waar jij je ledenadministratie in Excel hebt staan bijvoorbeeld gestolen worden of crashen dan heb je een probleem als je te lang geleden of in het ergste geval geen backup hebt gemaakt.     

5. Wijzigingen - Mutatielog
Leden verhuizen, trouwen, scheiden, veranderen van telefoonnummer of rekeningnummer. Je wijzigt vaker dan je denkt iets in iemands persoonlijke gegevens maar je wilt misschien wel eens oude gegevens nog wel kunnen inzien. Met een mutatielog kun je inzien wat er wanneer is veranderd en ook nog eens door welke gebruiker. Heel handig als er bijvoorbeeld ten onrechte gegevens zijn gewijzigd. 

6. Veiligheid
Je logt in op onze software met two step authentication. Dit betekent dat je bij het inloggen een controle code krijgt in je email waarmee je kunt inloggen. Er kan door een gebruiker niet zomaar vanaf iedere pc worden ingelogd. Iedere pc moet worden "veilig gesteld". Lees hier onze online security tips voor gebruikers. 

7. Relatiebeheer - ken je leden
Met een compleet ledenadministratiepakket kun je op eenvoudige wijze je relaties beheren. Hierbij moet je niet alleen denken aan de NAW gegevens maar bijvoorbeeld contacthistorie, takenbeheer en een dossier van een lid bijhouden met belangrijke documenten (bijv. aanmeldformulieren of verslagen). Als je weet wat er speelt   

8. Facturatie
Kun je met Excel automatische incasseren? Of bankafschriften importeren en elektronische factureren versturen? Met een goed ledenadministratie pakket kun je al je leden in bulk een factuur sturen en de ledenbijdrage incasseren. En je kunt direct debieteurenbeheer doen. Een goed systeem heeft ook de mogelijkheid om een testrun te draaien waarmee je eventuele fouten en ontbrekende gegevens kunt inzien en kunt verbeteren. 

9. Mailingen op maat
Je wilt je leden een (digitale) nieuwsbrief toesturen. Vanuit Excel/Word kun je een etiketten drukken of een lijst met emailadressen copy pasten in een email. Dat is veel werk.  Vanuit een complete ledenadministratie applicatie kun je gerichte (digitale) mailingen doen aan verschillende groepen leden. Daarnaast is het natuurlijk ook handig als je de mailing kunt personaliseren. 

10. Rapportages om bij te sturen
Last but not least, management rapportages kunnen je inzicht verschaffen in hoe je het doet. Misschien denk je dat je daar te klein voor bent maar is het niet fijn om te weten wat de meest genoemde reden van aanmelding is zodat je vaker een bepaalde ledenwervingsactie kunt verrichten? En is het niet fijn om te weten wat de meeste genoemde reden van afmelding is zodat je daar iets aan kunt doen?

 

Als je nog vragen hebt neem dan contact met ons op. Onze specialisten staan je graag te woord en leveren advies op maat voor iedere ledenorganisatie van klein tot groot.