We zijn er inmiddels al bijna aan gewend. Het leven in een pandemie maakt alles anders dan vroeger. We zijn een flexibel volkje. De meeste dingen passen we moeiteloos (doch vaak wel mopperend) aan. Met een mondkapje op staan we voor de deur van de bakker in de rij op 1,5m afstand te bibberen van de kou. Het is niet hetzelfde, maar het kan prima zo. In de werksfeer vinden veel mensen het soms toch wat lastiger om zich aan te passen en thuis te werken. Wij hebben een lijstje verzameld van de meest gehoorde smoezen om toch naar kantoor te gaan, met daarbij natuurlijk een oplossing waardoor je toch gewoon thuis kunt werken.
Ik heb thuis geen goed bureau.
Heb je geen bureau of is de keukentafel te vol? Ruimte vinden is natuurlijk soms een beetje lastig, maar een bureau hoeft niet zo groot te zijn. Op een klein bureau van 120 x 60 cm kun je makkelijk 2 schermen, een toetsenbord, muis, een kop koffie en een koekje of twee kwijt. Wist je dat je voor € 30,- al een campingtafel kunt bestellen? Die zijn klein en hebben vaak uitschuifbare poten, waardoor je hem op de perfecte hoogte kunt zetten.
Een nieuw klein bureau heb je voor ongeveer € 200 euro. En dan is er natuurlijk altijd nog marktplaats. Als je bepaalde spullen zoals een bureau of een stoel nodig hebt om beter thuis te kunnen werken kun je dit overleggen met je werkgever. Mogelijk heeft die nog allerlei dingen op voorraad of kun je deze dingen declareren. Het is ook de taak van de werkgever om te zorgen dat je een werkplek hebt die aan de arbo-eisen voldoet.
Ik krijg pijn in mijn rug van werken aan de laptop.
Langdurig werken op een laptop is soms inderdaad vervelend. Doordat het scherm laag staat kijk je teveel naar beneden, waardoor je rugklachten kan krijgen. Zet daarom je laptop op een standaard en sluit er een dockingstation van werk of een los toetsenbord en muis op aan. Zo staat het scherm op de juiste hoogte en kun je prettig typen en muizen.
Ons telefoniesysteem doet het niet vanaf thuis.
De meeste bedrijven gebruiken tegenwoordig een VOIP-systeem of een variant daarvan. Dat wil zeggen dat telefonie via de internetlijn gaat. Dat systeem wordt beheert door je IT-afdeling. Als je een heel eenvoudig netwerk hebt dat je zelf in beheer hebt, zou het kunnen zijn dat als je je telefoon van kantoor thuis met een stekker in het netwerk steekt, hij vanzelf begint te werken alsof hij op kantoor stond. VOIP kan ook gewoon zonder extra kosten voor jou doorgeschakeld worden naar thuis of je eigen mobieltje. Je IT-afdeling kan je daar waarschijnlijk wel mee helpen.
Er is thuis teveel herrie om me te kunnen concentreren.
Dit hangt vaak samen met werken aan de keukentafel. Zorg voor een werkplek ergens apart van de rest van het gezin. Heb je niet zoveel ruimte, dan is de slaapkamer soms een prima locatie, tenzij je ‘s nachts moet werken natuurlijk.
Als de muren thuis van karton zijn en je afzonderen niet helpt of niet kan, bestaan er ook zogeheten “Noise Cancelling Headphones”. Dit zijn koptelefoons die geluid van buiten actief tegengaan. Als dat niet voldoende is kun je het geluid overstemmen met je favoriete album van Frans Bauer, of bijvoorbeeld roze ruis, wat een rustgevende toon is die ongeveer klinkt als een waterval. Ook zit er vaak een goede microfoon in waardoor je ook heel heldere telefoongesprekken kunt voeren, zelfs terwijl op de achtergrond de kinderen hun LEGO fort aan het ontmantelen zijn.
Dit soort koptelefoons zijn niet goedkoop, maar wel heel waardevol.
Ik heb thuis geen kolomboormachine en die van kantoor past niet door de voordeur.
Dit is een lastige. Gebruik je zwaar materieel op kantoor, dan is het soms inderdaad niet haalbaar om dat mee naar huis te nemen. Al het werk met handgereedschap doen is misschien een tijdje rustgevend, maar komt de productiviteit meestal niet ten goede. In dit specifieke geval heb je een geldig excuus om toch naar kantoor te gaan. Helaas is het natuurlijk niet altijd mogelijk om thuis te werken. Maar als we het wel kunnen dan zijn er minder mensen in het openbaar vervoer en zijn er minder files waardoor de mensen die toch de weg op moeten ruim voor de avondklok thuis kunnen zijn bij hun gezin.
Ik heb een duidelijke grens tussen werk en privé nodig.
Hou je aan je routine en plan kunstmatige reistijd voor je woon/werkverkeer in. Sta op om dezelfde tijd als normaal, maak je klaar voor een kantoordag en stap op hetzelfde moment als normaal de voordeur uit. Nu ga je niet naar kantoor, maar een rondje lopen of fietsen in de omgeving. Zorg dat je weer op tijd thuis bent! Je moet tenslotte aan het werk.
Door deze tour ontstaat er voor veel mensen een duidelijke start van het werk. En aan het eind van de werkdag doe je weer hetzelfde om zo de dag te beëindigen.
Ik mis het contact met mijn collega’s.
Dat is ook heel vervelend. Je collega’s zijn vaak als een tweede familie. Daarnaast is het ook fijn om ad-hoc kleine probleempjes of vragen direct te kunnen voorleggen. Op dit moment is videochatten het beste wat je hiervoor kan regelen. Al heel veel mensen gebruiken dit nu voor vergaderingen en overleggen, maar wist je dat het ook werkt tijdens de koffie? Op veel videochat platformen kun je zelfs een soort virtuele koffiekamer maken, waar iedereen te pas en te onpas kan ‘binnenlopen’. Natuurlijk is dat niet hetzelfde, maar als je eenmaal gewend bent komt het best in de buurt, en wordt de drempel steeds lager. Na een tijdje merk je dat je net zo makkelijk op “Video chat starten” klikt als dat je op kantoor op je stoel naar je collega toe rolt. Heb je geen webcam of microfoon? Ook met je mobiele telefoon kan je videochatten!
Alle andere mensen kunnen wel thuiswerken, maar mijn werk is heel bijzonder en veel belangrijker.
Nee. Waarschijnlijk niet. Misschien, maar waarschijnlijk niet.
Ik kan thuis niet werken met de systemen van het werk
Tenzij je op het werk een heel bijzondere computer gebruikt voor bijvoorbeeld videobewerking, industrieel ontwerp of kunstmatige intelligentie, is er geen goede reden waarom dat niet op een thuiscomputer zou kunnen. Veel software (zoals ook Korèncrm) is tegenwoordig beschikbaar in de cloud. Dat wil zeggen dat je die software in principe vanaf elke computer ter wereld kunt benaderen, gegeven dat je een internetverbinding hebt en de juiste inloggegevens.
Heb je software die alleen in het bedrijfsnetwerk beschikbaar is en kun je daar niet bij dan kan ICT dat voor je oplossen via een VPN verbinding. Is je computer te langzaam of kapot, dan kun je mogelijk een laptop van je werk lenen.
Is het wel veilig om thuis met bedrijfsgegevens te werken?
Als je thuis een goede up-to-date software en virusscanner gebruikt (op al je computers) en bij voorkeur een aparte computer gebruikt voor werk en privé, dan is het niet onveiliger dan werken op kantoor. Natuurlijk is zulke voorzorg geen garantie, maar die garantie is er op kantoor ook niet. Als je met erg gevoelige data of afbeeldingen werkt, is het misschien wel verstandig om te zorgen dat niet iedereen op je scherm kan kijken. Dat is thuis vermoedelijk een groter risico dan op kantoor.
Er zijn een aantal dingen die je kunt doen om te zorgen dat je thuis PC net zo veilig of zelfs veiliger is dan die op kantoor. Bijvoorbeeld kun je zorgen voor een sterk wachtwoord en de computer versleutelen met BitLocker. Daardoor kan iemand die de computer steelt nooit bij de gegevens die op de schijf staan. Om een gestolen computer te kunnen gebruiken moet deze eerst helemaal gewist worden.
Thuis kan ik niet bij mijn papieren mappen en ordners
Dit is misschien een goed moment om de papieren mappen eens te vervangen door een digitaal archief door ze in te scannen. Die nemen een stuk minder ruimte in beslag en het is een stuk makkelijker om hier een reservekopie van te maken. Ook hoef je daarmee niet te wachten tot je collega klaar is met de ordner en kunnen de rest van je collega’s ze ook vanaf thuis benaderen.
Als de papieren administratie dient om gegevens in te noteren en bij te houden, kan dat ook digitaal gemaakt worden. Neem contact op met onze helpdesk op helpdesk@koren.nl om de mogelijkheden te bespreken.
Voor sommige beroepen is het uiteraard ondoenlijk om thuis te werken. Onze thuiszorgmedewerkers, dokters, bezorgers, bouwvakkers en pizzabakkers kunnen hun werk simpelweg niet op het zolderkamertje uitvoeren. Voor de meeste mensen is het echter met wat kleine (en soms wat grotere) aanpassingen goed te doen. Wees creatief en je komt een heel eind. Zo maken we het samen een stukje veiliger voor iedereen die echt niet thuis kan werken.