tips

AVG Tips met KorènCRM

AVG leden software avg tools voor dataportabiliteit recht op inzage recht op vergetelheid

In KorènCRM hebben we verschillende functies voor het verwerken van AVG verzoeken. Hieronder zijn een paar tips voor het gebruik van deze functies.  

Tip 1: Recht op vergetelheid
Als je een verzoek krijgt van een betrokkene om geheel verwijderd te worden klik je in KorènCRM op de knop "AVG - Recht op vergetelheid" om iemand direct op inactief te zetten als je gebruik maakt van de AVG tool. Hiermee zorg je er gelijk voor dat deze relatie niet meer mee gaat in mailingen en factuurruns. Ook zal automatisch als reden van afmelding "Recht op vergetelheid" worden gekozen door de software. Als je niet beschikt over de AVG tool moet je relaties eerst inactief maken, dan een reden kiezen en daarna per stuk of in bulk verwijderen.

Tip 2: Bewaartermijn
Je kunt nu ook gebruik maken van een bewaartermijn functie als je gebruik maakt van onze AVG tool. Je kunt instellen wat de bewaartermijn is. Deze teller gaat lopen als je een relatie inactief maakt. 

Voorbeeld: Als het bewaartermijn is ingesteld op 30 dagen krijg je een notificatie als inactieve relaties nog niet zijn verwijderd dan. Vervolgens kun je de relaties daarna verwijderen. 

Het kan wel zijn dat je niet de autorisatie hebt om een relatie te verwijderen. In dat geval moet een bevoegd iemand dit doen. Vraag je applicatiebeheerder voor meer informatie hierover. 


Tip 3: Dataportabiliteit
Als je gebruik maakt van de AVG tool kun je eenvoudig aan een dataportabiliteit verzoek voldoen. Klik in de relatiekaart op de knop dataportabiliteit. Daarna kun je een ZIP bestand genereren met daarin een machine leesbare bestand (XML) en een Word document met alle persoonsgegevens van de betrokkene in overzichtelijke hoofdstukken ingedeeld. Daarnaast bevat het bestand ook alle dossier items (alle documenten en bestanden zoals bijvoorbeeld afbeeldingen van de relatie). 

Tip 4: Recht op Inzage
Als een betrokkene zijn of haar gegevens wilt inzien kun je op Recht op Inzage klikken. Klik op genereren en download het bestand. Open het ZIP bestand en selecteer zowel het bestand in Word als eventuele losse documenten (het dossier wordt in zijn geheel gedownload dus inclusief eventuele andere documenten die bij een relatie zijn opgeslagen). Je moet daarna op beveiligde wijze de data digitaal of fysiek versturen naar de betrokkene ter inzage. 

Tip 5: WerktVoorMij voor Recht op rectificatie en inzage
Als je gebruik maakt van onze gratis leden- en cursusapp WerktVoorMIj kun je iedere relatie haar of zijn gegevens inzien en ook bijvoorbeeld hun naam correct spellen, adres of bankrekeningnummer wijzigen. 

Let op: het kan zijn dat je van een relatie meer verwerkt dan getoond kan worden in WerktVoorMij. Maak in dat geval gebruik van de Recht op Inzage functie (zie tip 3). In WerktVoorMij kun je o.a. de volgende zaken inzien: NAW gegevens, Bankrekeningnummer, medeleden met NAW gegevens, facturen, servicedienstaanvragen en cursusinschrijvingen.

Security Online - 10 Gebruiker Tips

security tips voor gebruikers

Security is belangrijker dan ooit, en terecht. Het nieuws staat regelmatig bol met de zoveelste datalek of kritieke beveiligingsissue. Als SaaS leverancier is het onze verantwoordelijkheid om te zorgen voor de juiste organisationele en technische maatregelen ter bescherming. Daarmee komen we in heel eind in het veiligstellen van je data. Maar als gebruiker heb je ook een verantwoordelijkheid hierin. 

Soms kunnen datalekken ontstaan en virussen propageren door fouten van gebruikers. Hier zijn enkele simpele tips die als gebruiker een hoop ellende kunnen besparen.

  1. Datalek op papier - Een datalek op papier komt vaker voor dan je zou denken. Ondanks de toenemende digitalisering keert de verleiding en soms ook de noodzaak om iets te printen steeds weer terug. Zorg als gebruiker er dus voor dat je al je papier vernietigd en niet zomaar bij het oud papier zet. Laat ook nooit een adressenlijst rondslingeren op kantoor. Wees hier zorgvuldig mee.

  2. Opgepast, cryptolockers! - Bepaalde virussen (ook cryptolockers genoemd) worden verspreid door eenvoudige alledaagse documenten zoals een pdf file of word document als een bijlage in een email. Open nooit zomaar dit soort documenten als je deze ontvangt. Wees kritisch, een gezonde dosis argwaan kan veel schelen. Wie is de afzender? Is het noodzakelijk om dit document te openen? Zorg voor een up-to-date virusscanner en download geen documenten uit onbekende bronnen. 

  3. Beveiligde verbinding - Zorg ervoor dat als je interactieve webforms hebt op je website, dat de site https (vb: https://example.com vs. http://example.com) beveiligd is. Als dit niet zo is kan er in principe door ongewenste derde partijen over je schouder mee worden gekeken. Mocht je dit zelf niet kunnen vraag het dan aan je websitebeheerder/bouwer. Die zou dit eenvoudig moeten kunnen regelen. Ook voor je Google ranking is dit van belang.

  4. Webcam afdekken - Het is verstandig om de ingebouwde webcam op je laptop/pc af te dekken. Weliswaar is de kans klein maar om te voorkomen dat iemand toch via je webcam meekijkt is het handig om deze af te dekken als je deze niet gebruikt.

  5. Encryptie - Pas op met het bewaren van persoonsgegevens op een USB stick, laptop of ander medium. Als je dit doet zorg er dan voor dat het medium minstens met alleen met een wachtwoord toegankelijk is. Nog beter is het als het medium geheel encrypted, met andere worden versleuteld wordt. Er zijn diverse online tools om dit te doen. Onze tip voor je organisatie: Veracrypt.  

  6. Verdachte links - Klik niet zomaar op links in mails en vul nooit je wachtwoord zomaar ergens in. Het lijkt logisch maar toch gebeurt het te vaak, zelfs op hoog niveau met grote gevolgen.

  7. Screenshots - Pas op met het versturen van screenshots. Op een screenshot kan onbedoeld gevoelige informatie zitten, bijvoorbeeld wachtwoorden, persoonsgegevens of geheime bedrijfsinformatie. Dit is het ook geval met foto's.

  8. Lockscreen - Als je je werkplaats verlaat zet je scherm op slot (Windowstoets+L). Extra bonus is dat je collega's niets kunnen uithalen met je pc ;-)

  9. Two factor authentication - Onze software maakt gebruik van two factor authentication. Dit betekent dat er een extra stap nodig is voor toegang tot de software naast een correct wachtwoord invullen. Je krijgt dan een extra token of code die je moet invullen. Af en toe moet je dit dan opnieuw doen voor verificatie. Steeds meer online applicaties zoals Google & WhatsApp maken hier gebruik van. Als een stuk software deze optie heeft, maak hier dan gebruik van. Dit kun je meestal eenvoudig instellen.

  10. Wachtwoorden - Maak je wachtwoorden naast complex ook lang. Zorg ervoor dat je wachtwoord niet enkel uit cijfers of letters bestaat. Maak een combinatie van cijfers, letters en leestekens. Het is verstandig om geen geboortedata, voor of achternamen, cijferreeks of woord te gebruiken.  Lees hier onze gids om een veilig wachtwoord te creëren en doe de wachtwoord check hier.