software voor verenigingen

42 gratis online tips voor ledenorganisaties en verenigingen

E-boek_ 42 gratis online tips voor ledenorganisaties en verenigingen.jpg

Als ledenorganisatie wil je onnodige kosten besparen en je middelen nuttig inzetten. Er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden om met gratis online tools veel gedaan te krijgen. Je budget hoeft je niet te beperken. Je kunt onze gratis e-boek bomvol met 42 software tools & tips voor verenigingen en ledenorganisaties downloaden.

Daarnaast krijg je bij het downloaden van de E-boek automatisch early access tot onze nieuwe ledenadministratie software (beschikbaar mei 2019) Als je je nu inschrijft krijg je early access en kun je gratis van start (in april 2019) voordat de software op de markt is!

Download 42 gratis online tips door je emailadres in te vullen. Let op: daarna verschijnt er een download link op deze pagina. Klik daar op en sla de 42 tips op.

Privacy Statement *
Je kunt lezen wat we met je gegevens doen in onze privacy statement . We zullen je emailadres enkel gebruiken om je op de hoogte te houden van relevante producten van onszelf en zullen in geen geval je emailadres doorverkopen.

KorènCRM - een korte indruk

KorènCRM is relatiebeheer software voor ledenorganisaties, verenigingen, stichtingen en de zorg. Met KorènCRM krijg je overzicht over al je relaties of het nou gaat om leden, eigen medewerkers, leveranciers of andere stakeholders. Via de onderstaande video krijg je een indruk van de mogelijkheden van KorènCRM. De software is breed inzetbaar voor veel verschillende typen organisaties met een specialisatie in ledenadministratie, cursussen en zorg.

Waarin onderscheidt KorènCRM zich? Abonnementen + prijscomponenten (Deel 1)

Waarin onderscheidt KorènCRM zich (1).png

Hoe onderscheidt KorènCRM zich van andere ledenadministratie software? In deze 10-delige serie geven we inzicht in de unieke mix van modules een functies waarmee KorènCRM misschien wel de juiste match is voor jouw organisatie. De afzonderlijke functies zijn wellicht niet ieder uniek maar de mix aan functionaliteiten in een standaard softwarepakket is dat wel.

In dit eerste deel gaan we in op de wijze waarop abonnementen werken in KorènCRM. We lichten hierin de prijscomponenten functie uit omdat dit in de praktijk een zeer gewenste functie is voor ledenbeheer software.

Prijscomponenten
Deze functie is handig omdat je een richtprijs van een abonnement kunt instellen maar ook de bijbehorende prijscomponenten. Deze zouden bijvoorbeeld kunnen bestaan uit een special medewerkerskorting, 65+ korting of juist een toeslag voor het betalen met iDEAL, noem het maar op. Ook kun je iemand als tegemoetkoming een ad-hoc korting geven op het abonnement. Bij het toekennen van een abonnement kun je hierin zelf keuzes maken op basis van je ingestelde prijscomponenten. Het kan zijn dat een lid voor meerdere prijscomponenten in aanmerking komt. 

Voorbeeld: 

Basis abonnement: 25 euro

Prijscomponenten:
Korting incasso:  - 1 euro
Medewerkerskorting: - 3 euro
Toeslag iDEAL: + 1 euro

Voor een medewerker die via iDEAL wil betalen wordt het abonnement als volgt berekent: 25 - 3 + 1 = 23 euro.

Hier een aantal andere punten die interessant zijn voor jou als ledenorganisatie:

  • Onbeperkt abonnementen toe kennen. Je kunt zoveel abonnementen toekennen als je wilt voor verschillende groepen. 
  • Je kunt abonnementen koppelen aan aan aparte bedrijven met aparte financiële instellingen (en eigen factuurcodes en btw tarieven eventueel). Het is dus mogelijk om bijvoorbeeld meerdere gefuseerde ledenverenigingen hun eigen abonnement te laten behouden met eigen financiële instellingen. Let hierbij altijd op of je privacy verklaring hierbij voldoet en hoe dit juridisch in elkaar steekt. 
  • Je leden kunnen hun facturen betalen via incasso, iDEAL of factuur op eigen initiatief.
  • De software maakt incasso bankbestanden aan in de volgende formatten: MT940, CAMT en CAMT.053.
  • Je kunt ervoor kiezen om je debiteurenbeheer in KorènCRM te doen en herinneringen te versturen wanneer nodig. Je kunt op basis van geimporteerde bankbestanden de status van een factuur zien. 

Heb je vragen over KorènCRM? Mail dan naar info@koren.nl en we helpen je graag verder.

Ledenadministratie in Excel vs. de cloud, zoek de 10 verschillen

Als kleine vereniging of ledenorganisatie kun je ervoor kiezen om je ledenadministratie in Excel te voeren of in een zelf ontworpen Access database. Dit doe je misschien om bijvoorbeeld kosten te besparen of omdat je goed bent met Excel. Op korte termijn lijkt dit misschien een voordeel maar zodra je ledenaantal verder groeit dan enkele tientallen dan is excel vaak niet toereikend. Wat zijn nou de grootste voordelen van een pakket zoals KorènCRM of andere betrouwbare SaaS leveranciers zoals Office 365 en G-suite ten opzichte van ledenadministratie in Excel. Hier zijn 10 belangrijke verschillen om mee te nemen in je keuze!

1. Overal en altijd beschikbaar
Een van de grootste verschillen is dat je overal waar je een internetverbinding hebt direct je ledenadministratie kunt inzien. Als je een Excel sheet op je pc of laptop hebt staan moet je deze ten alle tijden bij de hand hebben als je de gegevens wilt inzien. Als je een spreadsheet deelt via bijvoorbeeld Google Drive of Office 365 dan heb je dit nadeel niet maar nog altijd wel de andere 9 nadelen hieronder.

2. Ledenportal - bespaar jezelf werk en zet je leden in
Iedere softwareleverancier van ledensoftware beschikt tegenwoordig haast wel over een ledenportal of in ieder geval een API waarmee een verbinding met een website gemaakt kan worden. Bij een portal kunnen leden inloggen en zelf hun eigen gegevens wijzigen en bijvoorbeeld servicediensten aanvragen. Wij beschikken over een gratis webapp hiervoor WerktVoorMij

3. Opstartkosten
De keuze voor Excel of Access vanuit kosten bezien lijkt een logische maar is dat eigenlijk wel zo? Bepaalde SaaS leveranciers hebben bijvoorbeeld een goedkope variant voor starters.

4. Opslag & Backups
Misschien heb je wel backups, maar heb je ook backups van je backups? Een betrouwbare SaaS aanbieder zorgt voor een beveiligde opslag van gegevens met offsite backups. Dit betekent dat de gegevens niet op 1 maar in minstens 2 datacenters zijn opgeslagen die geografisch gescheiden zijn. Bij onze datacenters is het zo dat er iedere 4 uur een backup gemaakt wordt. Mocht de laptop waar jij je ledenadministratie in Excel hebt staan bijvoorbeeld gestolen worden of crashen dan heb je een probleem als je te lang geleden of in het ergste geval geen backup hebt gemaakt.     

5. Wijzigingen - Mutatielog
Leden verhuizen, trouwen, scheiden, veranderen van telefoonnummer of rekeningnummer. Je wijzigt vaker dan je denkt iets in iemands persoonlijke gegevens maar je wilt misschien wel eens oude gegevens nog wel kunnen inzien. Met een mutatielog kun je inzien wat er wanneer is veranderd en ook nog eens door welke gebruiker. Heel handig als er bijvoorbeeld ten onrechte gegevens zijn gewijzigd. 

6. Veiligheid
Je logt in op onze software met two step authentication. Dit betekent dat je bij het inloggen een controle code krijgt in je email waarmee je kunt inloggen. Er kan door een gebruiker niet zomaar vanaf iedere pc worden ingelogd. Iedere pc moet worden "veilig gesteld". Lees hier onze online security tips voor gebruikers. 

7. Relatiebeheer - ken je leden
Met een compleet ledenadministratiepakket kun je op eenvoudige wijze je relaties beheren. Hierbij moet je niet alleen denken aan de NAW gegevens maar bijvoorbeeld contacthistorie, takenbeheer en een dossier van een lid bijhouden met belangrijke documenten (bijv. aanmeldformulieren of verslagen). Als je weet wat er speelt   

8. Facturatie
Kun je met Excel automatische incasseren? Of bankafschriften importeren en elektronische factureren versturen? Met een goed ledenadministratie pakket kun je al je leden in bulk een factuur sturen en de ledenbijdrage incasseren. En je kunt direct debieteurenbeheer doen. Een goed systeem heeft ook de mogelijkheid om een testrun te draaien waarmee je eventuele fouten en ontbrekende gegevens kunt inzien en kunt verbeteren. 

9. Mailingen op maat
Je wilt je leden een (digitale) nieuwsbrief toesturen. Vanuit Excel/Word kun je een etiketten drukken of een lijst met emailadressen copy pasten in een email. Dat is veel werk.  Vanuit een complete ledenadministratie applicatie kun je gerichte (digitale) mailingen doen aan verschillende groepen leden. Daarnaast is het natuurlijk ook handig als je de mailing kunt personaliseren. 

10. Rapportages om bij te sturen
Last but not least, management rapportages kunnen je inzicht verschaffen in hoe je het doet. Misschien denk je dat je daar te klein voor bent maar is het niet fijn om te weten wat de meest genoemde reden van aanmelding is zodat je vaker een bepaalde ledenwervingsactie kunt verrichten? En is het niet fijn om te weten wat de meeste genoemde reden van afmelding is zodat je daar iets aan kunt doen?

 

Als je nog vragen hebt neem dan contact met ons op. Onze specialisten staan je graag te woord en leveren advies op maat voor iedere ledenorganisatie van klein tot groot. 

Servicediensten webapp

Met de servicediensten webapp kun je het volledige serviceaanbod beschikbaar maken voor je leden. De webapp is gratis voor KorènCRM ledenadministratie klanten maar ook voor Korèn Free (gratis ledenbeheer software voor kleine verenigingen) klanten. Klik op de links voor meer informatie over beide producten en vraag een demo aan