recht op informatie

AVG Tips met KorènCRM

AVG leden software avg tools voor dataportabiliteit recht op inzage recht op vergetelheid

In KorènCRM hebben we verschillende functies voor het verwerken van AVG verzoeken. Hieronder zijn een paar tips voor het gebruik van deze functies.  

Tip 1: Recht op vergetelheid
Als je een verzoek krijgt van een betrokkene om geheel verwijderd te worden klik je in KorènCRM op de knop "AVG - Recht op vergetelheid" om iemand direct op inactief te zetten als je gebruik maakt van de AVG tool. Hiermee zorg je er gelijk voor dat deze relatie niet meer mee gaat in mailingen en factuurruns. Ook zal automatisch als reden van afmelding "Recht op vergetelheid" worden gekozen door de software. Als je niet beschikt over de AVG tool moet je relaties eerst inactief maken, dan een reden kiezen en daarna per stuk of in bulk verwijderen.

Tip 2: Bewaartermijn
Je kunt nu ook gebruik maken van een bewaartermijn functie als je gebruik maakt van onze AVG tool. Je kunt instellen wat de bewaartermijn is. Deze teller gaat lopen als je een relatie inactief maakt. 

Voorbeeld: Als het bewaartermijn is ingesteld op 30 dagen krijg je een notificatie als inactieve relaties nog niet zijn verwijderd dan. Vervolgens kun je de relaties daarna verwijderen. 

Het kan wel zijn dat je niet de autorisatie hebt om een relatie te verwijderen. In dat geval moet een bevoegd iemand dit doen. Vraag je applicatiebeheerder voor meer informatie hierover. 


Tip 3: Dataportabiliteit
Als je gebruik maakt van de AVG tool kun je eenvoudig aan een dataportabiliteit verzoek voldoen. Klik in de relatiekaart op de knop dataportabiliteit. Daarna kun je een ZIP bestand genereren met daarin een machine leesbare bestand (XML) en een Word document met alle persoonsgegevens van de betrokkene in overzichtelijke hoofdstukken ingedeeld. Daarnaast bevat het bestand ook alle dossier items (alle documenten en bestanden zoals bijvoorbeeld afbeeldingen van de relatie). 

Tip 4: Recht op Inzage
Als een betrokkene zijn of haar gegevens wilt inzien kun je op Recht op Inzage klikken. Klik op genereren en download het bestand. Open het ZIP bestand en selecteer zowel het bestand in Word als eventuele losse documenten (het dossier wordt in zijn geheel gedownload dus inclusief eventuele andere documenten die bij een relatie zijn opgeslagen). Je moet daarna op beveiligde wijze de data digitaal of fysiek versturen naar de betrokkene ter inzage. 

Tip 5: WerktVoorMij voor Recht op rectificatie en inzage
Als je gebruik maakt van onze gratis leden- en cursusapp WerktVoorMIj kun je iedere relatie haar of zijn gegevens inzien en ook bijvoorbeeld hun naam correct spellen, adres of bankrekeningnummer wijzigen. 

Let op: het kan zijn dat je van een relatie meer verwerkt dan getoond kan worden in WerktVoorMij. Maak in dat geval gebruik van de Recht op Inzage functie (zie tip 3). In WerktVoorMij kun je o.a. de volgende zaken inzien: NAW gegevens, Bankrekeningnummer, medeleden met NAW gegevens, facturen, servicedienstaanvragen en cursusinschrijvingen.

Privacy by Design (deel 5): Transparantie & recht op informatie

Recht.png

Deze blog maakt deel uit van een serie blogs over Privacy by Design. In deze reeks gaan we steeds kort in op 1 van de 7 principes. Het vijfde principe is "Transparantie en recht op informatie". Hier gaat het erom dat het voor de betrokkenen van een organisatie duidelijk en inzichtelijk is wat er met hun gegevens gedaan wordt. Hierin is het belangrijk dat de applicaties waar een organisatie gebruik van maakt conform zijn aan het niveau van privacy en security dat door de organisatie wordt gehanteerd. 

Het is belangrijk voor de betrokkene dat bekend is wat er gebeurt met zijn of haar gegevens. Je moet aangeven wat je gaat doen met de gegevens in duidelijke taal. Steeds meer gebruiken grote tech bedrijven bijvoorbeeld gedrag en persoonsgegevens voor profiling en geautomatiseerde besluitvorming. Aan de hand hiervan kunnen deze bedrijven gerichter advertenties plaatsen. Door de nieuwe wetgeving kunnen betrokkene weigeren om hierin mee te worden genomen. 

Recht op informatie in de praktijk

Het is belangrijk voor betrokken dat ze eenvoudig de gegevens kunnen inzien die bekend zijn bij een organisatie. Indien een betrokkene dit aanvraagt bij een organisatie moet dit eenvoudig kunnen worden toegestuurd (en nee, een printscreen per email opsturen is geen valide optie). In KorènCRM hebben we daar een veilige optie voor. Een gebruiker van de software kan een betrokkene een code toezenden in een brief waarmee de betrokkene via onze relatie webapp eenvoudig zijn of haar gegevens kan inzien. Er staat daar ook bijvoorbeeld een factuurhistorie en ook welke diensten wanneer eventueel zijn afgenomen en of er bijvoorbeeld een specifieke cursus is gevolgd door een relatie.