privacy by design

KorènCRM AVG Ready

Koren AVG Ready banner.png

Op 25 mei 2018 is het zover. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook wel bekend als de GDPR (General Data Protection Regulation) vervangt dan de huidige WBP (Wet Bescherming Persoonsgegevens). Als software leverancier vinden we privacy belangrijk en nemen we onze verantwoordelijkheid in zowel het waarborgen van de priuvacy in de software als ook het adviseren van klanten op dit gebied.. We hebben een pagina op deze website gecreëerd waarin we uitegebreid laten zien wat wel doen op privacy gebied en welke technische en organisatorische maatregelen we nog nemen met oog op de AVG. Bekijk de pagina hier. Hieronder lichten we een paar interessante zaken uit.

AVG Tool voor dataportabiliteit en inzage

We ontwikkelen een nieuwe tool waarmee er vanuit KorènCRM een bestand kan worden gegenereerd met alle mogelijke gegevens van een relatie (inclusief dossier). Deze kun je vervolgens downloaden en zelf op een eigen (beveiligde) wijze naar de klant versturen. Het bestand zal als een ZIP bestand downloadbaar zijn met de relatiegegevens in Docx (Word) format en daarmee dus leesbaar voor de klant. Daarnaast wordt dezelfde data als XML aangeleverd (deze is computer leesbaar dus hiermee voldoe je aan de dataportabiliteit AVG eis). Lees hier over hoe de software je eenvoudig ook helpt voldoen aan het recht op vergetelheid en correctie.

UPDATE: 

Verwerkersovereenkomst

In april is onze nieuwe verwerkersovereenkomst beschikbaar. Nieuw hierin is de Data Pro Statement waarin we al onze technische en organisatorische maatregelen ter waarborging van de privacy. Voorheen was dit verweven met de bewerkersovereenkomst maar nu is het een documkent dat daar aan is gekoppeld met een uitbreiding op het gebied van de AVG vereisten. Deze verwerkersovereenkomst is conform de AVG qua inhoud en terminologie en vervangt de huidige bewerkersovereenkomst. 

Let op! Wellicht heb je al een bewerkersovereenkomst gebaseerd op de WBP. Deze is vanaf 25 mei niet meer geldig. Je moet een verwerkersovereenkomst ondertekenen met je software leverancier.

Privacy by Design & Default

We hebben verschillende Privacy by Design (PbD) en default features in de software zitten om de privacy van persoonsgegevens te waarborgen. We hebben verschillende PbD features die al aanwezig zijn in de software en een aantal die we binnenkort toevoegen. Lees daar hier meer over.

Privacy by Design (deel 6): Respect voor gebruiker privacy

Respect voor privacy.png

The right to be forgotten, the right of access to information en dataportabiliteit. zijn drie factoren waar je rekening mee moet gaan houden als het gaat om privacy. 

The right to be forgotten

Kun je iemand definitief verwijderen uit een database? Dat is de vraag die met een volmondig "ja" moet kunnen beantwoorden. De aanstormende GDPR EU wetgeving vereist dat als een betrokkene zijn of haar gegevens wil laten verwijderen je dit z.s.m. moet regelen met enkele uitzonderingen (bijv. als iemand openstaande facturen heeft staan). 
In onze software kun je relaties inactief maken en vervolgens of per stuk of in bulk (Tip: richt je proces zo in dat je dit op gezette tijden doet) alle inactieve relaties eventueel met specifieke redenen kunt verwijderen.

The right of access to information

Kun je een betrokkene inzage geven in zijn of haar gegevens? Het voorkomen dat iemand als zijn of haar gegevens wil inzien. Met ingang van de GDPR is het verplicht om iemand inzicht te verschaffen en zijn of haar gegevens. Hoe je dit doet mag je natuurlijk zelf weten. Je kunt een brief opsturen
Denk er wel aan dat iemand dus ook zijn of haar gegevens moet kunnen aanpassen. Dat gaat omslachtig worden als diegene dat via bijv. een wijzigingesformulier kan doen duie je vervolgens weer moet overtypen in je eigen database.
Wij geven alle onze klanten de mogelijkheid om gebruik te maken van een webapp waarmee relatie bijv. hun eigen NAW gegevens kunnen wijzigen.

Dataportabiliteit

Dataportabiliteit betekent dat iemand zijn of haar gegevens mag meenemen.  Dit moet je kunnen aanleveren aan de betrokkene in een voor een machine leesbare bestand. Je kunt dus niet enkel een fysieke brief met de gegevens erin opsturen of een Word bestand of pdf. Denk eerder aan een XML bestand. 
In onze software heb je de mogelijkheid om met een druk op een knop bij een relatie een ZIP bestand genereren met alle mogelijke gegevens in XML format, HTML format en als Docx. document. Deze kun je dan op een (goed beveiligde) wijze naar keuze aanleveren.

 

 

Privacy by Design (deel 5): Transparantie & recht op informatie

Recht.png

Deze blog maakt deel uit van een serie blogs over Privacy by Design. In deze reeks gaan we steeds kort in op 1 van de 7 principes. Het vijfde principe is "Transparantie en recht op informatie". Hier gaat het erom dat het voor de betrokkenen van een organisatie duidelijk en inzichtelijk is wat er met hun gegevens gedaan wordt. Hierin is het belangrijk dat de applicaties waar een organisatie gebruik van maakt conform zijn aan het niveau van privacy en security dat door de organisatie wordt gehanteerd. 

Het is belangrijk voor de betrokkene dat bekend is wat er gebeurt met zijn of haar gegevens. Je moet aangeven wat je gaat doen met de gegevens in duidelijke taal. Steeds meer gebruiken grote tech bedrijven bijvoorbeeld gedrag en persoonsgegevens voor profiling en geautomatiseerde besluitvorming. Aan de hand hiervan kunnen deze bedrijven gerichter advertenties plaatsen. Door de nieuwe wetgeving kunnen betrokkene weigeren om hierin mee te worden genomen. 

Recht op informatie in de praktijk

Het is belangrijk voor betrokken dat ze eenvoudig de gegevens kunnen inzien die bekend zijn bij een organisatie. Indien een betrokkene dit aanvraagt bij een organisatie moet dit eenvoudig kunnen worden toegestuurd (en nee, een printscreen per email opsturen is geen valide optie). In KorènCRM hebben we daar een veilige optie voor. Een gebruiker van de software kan een betrokkene een code toezenden in een brief waarmee de betrokkene via onze relatie webapp eenvoudig zijn of haar gegevens kan inzien. Er staat daar ook bijvoorbeeld een factuurhistorie en ook welke diensten wanneer eventueel zijn afgenomen en of er bijvoorbeeld een specifieke cursus is gevolgd door een relatie.

Privacy by Design (deel 4): Volledige functionaliteit

Functionaliteit.png

Deze blog maakt deel uit van een serie blogs over Privacy by Design. In deze reeks gaan we steeds kort in op 1 van de 7 principes. Het vierde principe is "Volledige functionaliteit". Het gaat erom valse tegenstellingen zoals security vs. privacy of functionaliteit vs privacy te vermijden.

In klare taal: ja privacy is heel belangrijk maar de gebruiker moet ook gewoon goed kunnen werken in de software. Software staat of valt bij functionaliteit. Als zaken omslachtig en hinderlijk worden of onnodig ingewikkeld zijn dan gaat er iets mis. Tegelijkertijd is privacy van heel groot belang en moet software dit op een juiste manier waarborgen zonder dat de functionaliteit verloren gaat.

In de praktijk

Een voorbeeld hiervan is het verwijderen van relaties uit de database in KorènCRM. Je kunt een relatie volledig verwijderen uit de database om te voldoen aan de Right to be Forgotten. Het is belangrijk om iemand in zijn geheel te kunnen verwijderen uit je systeem op diens verzoek.

innactief.JPG

Als gebruiker zou het enerzijds handig zijn om dat direct te kunnen doen maar als je een fout maakt is dit onherstelbaar. The best of both worlds is om een relatie direct op inactief te kunnen zetten (met 1 klik) en in een later stadium alle relaties in bulk te verwijderen. Op deze wijze kun je een fout goed maken. Maar als je een persoon op inactief zet dan weet je dat bij de eerstvolgende bulkverwijdering de gegevens verdwenen zijn en je aan je plicht hebt voldaan.

Er is dus een extra stap nodig, namelijk het definitief verwijderen van inactieve relaties maar daar tegenover staan de volgende functionele voordelen:

  • Iemand die inactief is ontvangt per direct geen facturen, mail of andere correspondentie meer wat natuurlijk wel zo klantvriendelijk is naast dat het ook wettelijk verplicht is
  • Iemand wil niet helemaal verwijderd worden maar wil alleen geen mails meer ontvangen of andere zaken. Hierdoor blijft de persoon wel nog in database maar zonder daar last van te hebben. Je moet natuurlijk altijd kritisch kijken naar hoe lang je persoonlijke gegevens opslaat.
  • Foutief op inactief gezette relaties kunnen kunnen weer op actief worden gezet. Dit is minder foutgevoelig. 

  

the right to be forgotten

Privacy by Design (deel 3): Privacy geïntegreerd in het ontwerp

Deze blog maakt deel uit van een blogserie over Privacy by design. Vandaag kijken we naar het derde principe: Privacy embedded into design - privacy wordt een essentieel deel van de kernfunctionaliteiten.  

Veel ontwikkelaars willen ervoor zorgen dat de kernfunctionaliteiten van de software adequaat werken. Soms is het zo dat het beschermen van gegevens daarna pas van belang is. Privacy moet van het eerste ogenblik op het radarscherm van de software zitten. 

In de praktijk: Embedded Help

Onze embedded help is een voorbeeld van het integreren van privacy in het ontwerp. De in-software help vervult een belangrijke rol in de redesign van onze software. Deze help is er om nieuwe gebruikers op weg te helpen met de software of nieuwe functies aan bestaande gebruikers te laten zien. In onze online help verwijzen we regelmatig naar privacy en Wbp issues als het aankomt op persoonsgegevens.

Nieuwe gebruikers krijgen een online tour dat direct begint bij de eerste keer dat er ingelogd wordt. Ook als een gedeelte voor het eerst wordt bezocht krijgt een gebruiker de optie om eerst uitleg te krijgen over dat gedeelte van de software. Hierin wordt er op meerdere momenten expliciet aandacht geschonken aan de privacy van gebruikers bij het invoeren van persoonsgegevens (bijv. Let op: dit gaat om gevoelige gegevens ivm Wbp, ga daar zorgvuldig om. of Tip: als je je werkplaats voor een tijd verlaat log dan uit de software om te voorkomen dat iemand zonder toestemming persoonsgegevens kan inzien). 

Hiermee helpen we gebruikers om bewust te zijn over wat ze wel of niet moeten invoeren in de software als het gaat om persoonsgegevens.


 

Privacy by Design, 7 Principes

In verband met de General Data Protection Regulation (GDPR) ook wel bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming  (AVG) dat op 25 mei 2018 in de E.U. ingaat is 'Privacy by design' nog meer onder de aandacht. Dit was altijd al een belangrijk iets voor softwareontwikkelaars rekening mee te houden tijdens het ontwerpen van nieuwe producten. In deze blogserie wil ik wijzen op enkele handige zaken om rekening mee te houden met 'Privacy by design' en daarbij ook steeds een concreet voorbeeld te geven van hoe wij dat hebben ingericht in onze CRM.

Wat betekent 'Privacy by Design'?

Het is van belang om 'Privacy by design (PbD)' eerst definiëren. De definitie hiervan is tweeledig:

1. Het aandacht schenken aan PET (privacy enhancing technologies) oftewel het verhogen van privacy door technische maatregelen.

2. Niet onnodig persoonsgegevens verwerken, maar alleen de persoonsgegevens die voor het doel van de verwerking nodig zijn.

7 Privacy by design principes

Er zijn door 7 principes door Dr. Ann Cavoukian opgesteld om rekening mee te houden als het gaat om privacy by design.

1. Proactive not reactive - hier gaat om maatregelen om te voorkomen dat de privacy van mensen wordt geschonden.

2. Privacy as the default setting - individuen hoeven geen actie te ondernemen om hun privacy te beschermen, privacy is ingebouwd in de software.

3. Privacy embedded into design - privacy wordt een essentieel deel van de kernfunctionaliteiten. 

4. Full functionality - valse tegenstelling zoals security vs. privacy of functionaliteit vs privacy vermijden. 

5. Transparantie & recht op informatie -  De applicaties waar een organisatie gebruik van maakt moet conform zijn aan het niveau van privacy en security dat door de organisatie wordt gehanteerd. 

6. Respect for User Privacy - de privacy van het individu is overal in het ontwerp van de software op de voorgrond aanwezig.

7. End-to-End security - Voordat er persoonsgegevens worden verzameld is PbD al geïmplementeerd.

 

We zullen wekelijks een van deze 7 principes in de praktijk toelichten vanuit onze eigen software. 

 

 

 

Privacy 101 - het begint bij de gebruiker

Privacy by design

Met oog op de Wbp (wet bescherming persoonsgegevens) is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de privacy van je relaties. Wat registreer je van wie? En waarom? Heb je daar wel de bevoegdheid toe? Het zijn allemaal vragen die belangrijk zijn om jezelf als organisatie af te vragen.

Bepaalde gevoelige persoonsgegevens mag je niet zomaar registeren zoals de Stemwijzer vorige maand ondervond. In dit geval ging het om het registreren van iemands politieke voorkeur. Andere voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens zijn levensovertuiging, gezondheid of ras. Je moet een gegronde reden en toestemming nodig om dit soort zaken te registreren. Gebruikers moeten zich hier bewust van zijn. 

Privacy by design

Bij het ontwikkelen van software houden we het principe 'privacy by design' altijd in ons achterhoofd. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat we de mogelijkheden om bepaalde zaken te registreren bijvoorbeeld beperken, verwijderen of een waarschuwing erbij geven (Bijv: Let op: gevoelige persoonsgegevens). Ook het rechtenbeheer in de software is een belangrijke tool hierin. Hiermee kun je binnen de organisatie gebruikers of gebruikersgroepen bepaalde rechten geven of ontnemen in de software. Als je softwarepakket dit soort tools heeft, gebruik ze dan ook.   

Wij adviseren onze klanten om allereerst na te vragen wat de noodzaak is van het registreren van iets. Pas als daar een goed antwoord op is kun je verder kijken wat de (on)mogelijkheden zijn met oog op de Wbp.

Als het gaat om het bewaren van gegevens is er natuurlijk "the right to be forgotten" of "vergeetrecht". Relaties hebben het recht om persoonsgegevens die bij jouw als organisatie bekend zijn te laten verwijderen.  

Jouw relaties mogen ten alle tijden de persoonlijke gegevens die bij jou bekend zijn opvragen en wettelijk ben je verplicht om dit verzoek te honoreren. Om dit te vergemakkelijken voor onze klanten hebben ze de mogelijkheid om via een gratis webapp deze mogelijkheid aan hun relaties aan te bieden. Hiermee kunnen relaties zelf hun gegevens inzien. Hiermee voldoe je eenvoudig aan deze eis en kost het je weinig moeite als organisatie.

Aandacht voor privacy is belangrijk omdat het niet om cijfers gaat. Het gaat om mensen en het recht op privacy als het gaat om hun persoonlijke situatie. Het begint dus bij je instelling als gebruiker. Ga zorgvuldig om met de persoonsgegevens die je zijn toevertrouwd.