ledenadministratie in excel

42 gratis online tips voor ledenorganisaties en verenigingen

E-boek_ 42 gratis online tips voor ledenorganisaties en verenigingen.jpg

Als ledenorganisatie wil je onnodige kosten besparen en je middelen nuttig inzetten. Er zijn tegenwoordig veel mogelijkheden om met gratis online tools veel gedaan te krijgen. Je budget hoeft je niet te beperken. Je kunt onze gratis e-boek bomvol met 42 software tools & tips voor verenigingen en ledenorganisaties downloaden.

Daarnaast krijg je bij het downloaden van de E-boek automatisch early access tot onze nieuwe ledenadministratie software (beschikbaar mei 2019) Als je je nu inschrijft krijg je early access en kun je gratis van start (in april 2019) voordat de software op de markt is!


!—————Update—————-!

Onze nieuwe ledenbeheer pakket is online, je kunt meteen aan de slag, klik hieronder:

Download 42 gratis online tips door je emailadres in te vullen. Let op: daarna verschijnt er een download link op deze pagina. Klik daar op en sla de 42 tips op. Wil je enkel met

Privacy Statement *
Je kunt lezen wat we met je gegevens doen in onze privacy statement . We zullen je emailadres enkel gebruiken om je op de hoogte te houden van relevante producten van onszelf en zullen in geen geval je emailadres doorverkopen.

Servicedienst aanvraag verwerken in 3 stappen met WerktVoorMij

Als ledenorganisatie wil je je leden diensten aanbieden met korting en verzorg je wellicht ook de bemiddeling. Dat is handig voor je leden want ze kunnen op 1 plek het hele actuele servicedienst aanbod terugvinden. Dan zou het natuurlijk ook handig zijn als de diensten direct aanvraagbaar zouden zijn. Met onze gratis leden webapp WerktVoorMij kun je dit proces eenvoudigen. 

Je kunt met behulp van onze webapp WerktVoorMij een dienstaanvraag in 3 simpele stappen verwerken, de software doet de rest. Zodra iemand een een servicedienst via WerktVoorMij aanvraagt krijg je onder Actueel een melding onder submenu "App" zoals hier afgebeeld. In dit geval zijn het twee aanvragen (zie oranje vakje met aantal erin vermeld). 

Stap 1: Klik op "Servicediensten". Je krijgt vervolgens de aanvragen te zien. Klik op bewerken om de aanvraag af te gaan handelen.

servicedienst aanvragen

Stap 2: Selecteer een uitvoerder en voeg eventueel een notitie toe voor de dienstverlener. (de software houdt rekening met regio van aanvrager en uitvoerder als je dit hebt ingesteld).

ledenservice aanvraag via WerktVoorMij

Stap 3: Selecteer de standaard e-mail sjabloon voor klant en dienstverlener (optioneel) en klik op "Bemiddeling aanmaken" en ga door met volgende aanvraag (of kies ervoor om naar de bemiddeling op de relatiekaart van de aanvrager te gaan afhankelijk van je workflow).

Meer opties
Je kunt per servicedienst bepalen of de servicedienst te zien is op WerktVoorMij en ook of de service aanvraagbaar is. Zodoende kun je bepaalde servicediensten (tijdlijk) offline of niet aanvraagbaar maken.

Als je je website via onze API hebt gekoppeld aan KorènCRM werkt het hele bovenstaande proces identiek hieraan.

Reserveer je gratis ledenadministratie software

Gratis ledensoftware.png

We werken momenteel aan een nieuwe versie onze gratis ledenadministratie software Korèn Free. Er is veel vraag naar betaalbare (of gratis) leden software en veel organisaties werken met ontoereikende software of in excel met alle nadelen van dien. We gaan de nieuwe versie van Korèn Free eenvoudiger in gebruik maken zonderdat  alle handige functies verloren gaan. Wat kun je straks doen met de nieuweversie  Korèn Free? Als kleine vereniging/ledenorganisatie in ieder geval het volgende:

  1. Beheer je leden: hou NAW gegevens bij maar ook contactbeheer en interactie met je leden.

  2. Alle noodzakelijke financiële afhandeling: incasso runs, losse facturen + uitbreidbaar met iDeal en meer.

  3. Je data veilig op AVG conforme wijze.

  4. Toegankelijkheid, je kunt overal bij je data mits je een internet verbinding hebt.

We beginnen straks eerst met een pilotfase, je kun bij het reserveren van je account alvast aangeven of je hieraan mee wilt doen. Je krijgt dan nog eerder beschikking over je gratis ledenbeheer software. Klik hieronder om je account te reserveren en geef direct aan of je ook aan de pilot wilt meedoen.

Update: de software is nu beschikbaar!

Voor organisaties die wat meer nodig hebben dan de gratis versie kan bieden zijn er straks ook betaalde upgrades mogelijk naar nog meer functionaliteiten.

5 redenen om je ledenadministratie online te voeren

online ledenbeheer software saas

Het is belangrijk om je ledenbeheer online doen met een SaaS programma of tenminste je Excel documenten via een cloud dienst (bijv. google drive) beheren. 

1. Toegankelijkheid

Overal en ten alle tijden toegang tot je documenten hebben. Laptop thuis vergeten is geen probleem. Dan log je gewoon ergens anders in en presto: je kunt gewoon doorwerken. Zolang je een internet verbinding hebt zit je goed!

2. Back ups

Iedereen kent het, of je hebt het meegemaakt of iemand die je kent is het overkomen. Je hebt iets opgeslagen op je harde schijf en je computer crasht. Je bent alles kwijt! Dit probleem bestaat niet als je in de cloud werkt want alles is in de cloud opgeslagen. Hooguit hetgeen waar je net mee bezig was kun je kwijt zijn. Al zou dit de enige reden zijn om online te werken het de moeite waard zijn! 

3. Samenwerken

In hetzelfde systeem tegelijkertijd werken en collaboratief relaites, documenten en meer bewerken. Dat is wat anders dan "stuur mij deze files dan bewerk ik ze en stuur ik ze terug". Dat wil je jezelf en niemand anders meer aan doen toch?

4. Wijzigingen bewaren

Met adequate leden software is er een mutatielog beschikbaar waarmee je wijzigingen in NAW gegevens kunt terugzien. Ook kun je dan zien wanneer er wijziging is gemaakt en door wie.

5. Download gratis onze gratis online tips voor ledenorganisaties en verenigingen door hieronder te klikken!



 

Gratis ledenadministratie & het addertje

Gratis ledenadministratie software- Waar zitten de addertjes- (4).png

Met Korèn Free bieden we kleine verenigingen, stichtingen en ledenorganisaties een gratis versie van onze ledenadministratie software. De software is een SaaS oplossing (Service as a Software) en is dus online beschikbaar, je hoeft dus niets te downloaden. Je kunt tot 500 relaties toevoegen en 1000x per jaar factureren. Ook kun je gebruikmaken van een gratis leden webapp waarmee leden zich kunnen registreren en hun gegevens en facturen kunnen inzien.

Maar voor wie is dit geschikt? 

De software zal niet voor iedereen een goede match zijn. Het kan zijn dat je het te uitgebreid vindt of dat je niet op zoek bent naar een CRM met ledenapp maar naar iets simpelers. Hier is een lijst met features die je in Korèn Free WEL krijgt:

  • Relatiekaart met NAW gegevens, bankgegevens, geboortedatum, statussen, communicatiegegevens, statussen (zelf in te delen kenmerken), opmerkingen, waarschuwingen, factuuroverzicht en meer.
  • Taakbeheer
  • Contactbeheer met contact historie
  • Facturatie naar je leden
  • Incasso runs (aanmaak incasso bestand)
  • Debiteurenbeheer
  • Bankafschrift import
  • Mutatie log (een overzicht van alle wijzigingen per relatie)
  • Duplicaten check
  • Relatieimport in bulk

Het addertje

We kregen de vraag van iemand die interesse had wat nou het addertje was. Dat is simpel: er zit een maximaal aantal relaties (500 relaties in totaal) die je onder het Free Abonnement kunt toevoegen en een maximum aantal facturen (1000!) per jaar. 

Daarnaast zijn er ook bepaalde premium features waar je geen gebruik van kunt maken zoals bijvoorbeeld bulkmailingen, iDEAL en de API. Ook kun je geen gebruikmaken van onze helpdesk, wel van onze helpsite.

Nou kun je al upgraden naar voor slechts 15 euro in de maand naar Korèn Light om meer relaties (tot 2000) te kunnen toevoegen en facturen (tot 4000 per jaar) te kunnen sturen. 

We maken erg geen geheim van dat we Free gebruiker allerlei mogelijkheden geven om up te graden naar betaald abonnement. Zo is er binnenkort de mogelijkheid om een Mollie koppeling toe te voegen. Je betaalt dan geen abonnementskosten maar wel transactiekosten. 

UPDATE: we ontwikkelen momenteel een nieuwe versie en daarom geven we op dit moment geen nieuwe omgevingen uit. Wel kun je alvast een nieuwe omgeving reserveren, dan krijg je bericht als deze beschikbaar is.

Ledenadministratie in Excel vs. de cloud, zoek de 10 verschillen

Als kleine vereniging of ledenorganisatie kun je ervoor kiezen om je ledenadministratie in Excel te voeren of in een zelf ontworpen Access database. Dit doe je misschien om bijvoorbeeld kosten te besparen of omdat je goed bent met Excel. Op korte termijn lijkt dit misschien een voordeel maar zodra je ledenaantal verder groeit dan enkele tientallen dan is excel vaak niet toereikend. Wat zijn nou de grootste voordelen van een pakket zoals KorènCRM of andere betrouwbare SaaS leveranciers zoals Office 365 en G-suite ten opzichte van ledenadministratie in Excel. Hier zijn 10 belangrijke verschillen om mee te nemen in je keuze!

1. Overal en altijd beschikbaar
Een van de grootste verschillen is dat je overal waar je een internetverbinding hebt direct je ledenadministratie kunt inzien. Als je een Excel sheet op je pc of laptop hebt staan moet je deze ten alle tijden bij de hand hebben als je de gegevens wilt inzien. Als je een spreadsheet deelt via bijvoorbeeld Google Drive of Office 365 dan heb je dit nadeel niet maar nog altijd wel de andere 9 nadelen hieronder.

2. Ledenportal - bespaar jezelf werk en zet je leden in
Iedere softwareleverancier van ledensoftware beschikt tegenwoordig haast wel over een ledenportal of in ieder geval een API waarmee een verbinding met een website gemaakt kan worden. Bij een portal kunnen leden inloggen en zelf hun eigen gegevens wijzigen en bijvoorbeeld servicediensten aanvragen. Wij beschikken over een gratis webapp hiervoor WerktVoorMij

3. Opstartkosten
De keuze voor Excel of Access vanuit kosten bezien lijkt een logische maar is dat eigenlijk wel zo? Bepaalde SaaS leveranciers hebben bijvoorbeeld een goedkope variant voor starters.

Klik hier om gratis van start te gaan met onze nieuwe ledenadministratiepakket voor kleine organisaties, Korenter.

4. Opslag & Backups
Misschien heb je wel backups, maar heb je ook backups van je backups? Een betrouwbare SaaS aanbieder zorgt voor een beveiligde opslag van gegevens met offsite backups. Dit betekent dat de gegevens niet op 1 maar in minstens 2 datacenters zijn opgeslagen die geografisch gescheiden zijn. Bij onze datacenters is het zo dat er iedere 4 uur een backup gemaakt wordt. Mocht de laptop waar jij je ledenadministratie in Excel hebt staan bijvoorbeeld gestolen worden of crashen dan heb je een probleem als je te lang geleden of in het ergste geval geen backup hebt gemaakt.     

5. Wijzigingen - Mutatielog
Leden verhuizen, trouwen, scheiden, veranderen van telefoonnummer of rekeningnummer. Je wijzigt vaker dan je denkt iets in iemands persoonlijke gegevens maar je wilt misschien wel eens oude gegevens nog wel kunnen inzien. Met een mutatielog kun je inzien wat er wanneer is veranderd en ook nog eens door welke gebruiker. Heel handig als er bijvoorbeeld ten onrechte gegevens zijn gewijzigd. 

6. Veiligheid
Je logt in op onze software met two step authentication. Dit betekent dat je bij het inloggen een controle code krijgt in je email waarmee je kunt inloggen. Er kan door een gebruiker niet zomaar vanaf iedere pc worden ingelogd. Iedere pc moet worden "veilig gesteld". Lees hier onze online security tips voor gebruikers. 

7. Relatiebeheer - ken je leden
Met een compleet ledenadministratiepakket kun je op eenvoudige wijze je relaties beheren. Hierbij moet je niet alleen denken aan de NAW gegevens maar bijvoorbeeld contacthistorie, takenbeheer en een dossier van een lid bijhouden met belangrijke documenten (bijv. aanmeldformulieren of verslagen). Als je weet wat er speelt   

8. Facturatie
Kun je met Excel automatische incasseren? Of bankafschriften importeren en elektronische factureren versturen? Met een goed ledenadministratie pakket kun je al je leden in bulk een factuur sturen en de ledenbijdrage incasseren. En je kunt direct debieteurenbeheer doen. Een goed systeem heeft ook de mogelijkheid om een testrun te draaien waarmee je eventuele fouten en ontbrekende gegevens kunt inzien en kunt verbeteren. 

9. Mailingen op maat
Je wilt je leden een (digitale) nieuwsbrief toesturen. Vanuit Excel/Word kun je een etiketten drukken of een lijst met emailadressen copy pasten in een email. Dat is veel werk.  Vanuit een complete ledenadministratie applicatie kun je gerichte (digitale) mailingen doen aan verschillende groepen leden. Daarnaast is het natuurlijk ook handig als je de mailing kunt personaliseren. 

10. Rapportages om bij te sturen
Last but not least, management rapportages kunnen je inzicht verschaffen in hoe je het doet. Misschien denk je dat je daar te klein voor bent maar is het niet fijn om te weten wat de meest genoemde reden van aanmelding is zodat je vaker een bepaalde ledenwervingsactie kunt verrichten? En is het niet fijn om te weten wat de meeste genoemde reden van afmelding is zodat je daar iets aan kunt doen?

 

Als je nog vragen hebt neem dan contact met ons op. Onze specialisten staan je graag te woord en leveren advies op maat voor iedere ledenorganisatie van klein tot groot. 

Servicediensten webapp

Met de servicediensten webapp kun je het volledige serviceaanbod beschikbaar maken voor je leden. De webapp is gratis voor KorènCRM ledenadministratie klanten maar ook voor Korèn Free (gratis ledenbeheer software voor kleine verenigingen) klanten. Klik op de links voor meer informatie over beide producten en vraag een demo aan

Korenter, ga gratis van start en geniet van alle voordelen

bitmap.png

Veel kleinere verenigingen en ledenorganisaties verzorgen hun ledenadministratie in Excel of Access. Daarom hebben we Korenter ontwikkeld, betaalbare profesionele abonnementenbeheer software.

Met Korenter kun je al vanaf 6 euro per maand al je leden beheren in een veilige AVG proof online omgeving. Contributies innen, mailingen, contactmomenten, debiteurenbeheer is nu eenvoudig en ook eenvoudig op te starten. Klik hieronder om vandaag nog gratis van start te gaan.