gebruiker tips

AVG Tips met KorènCRM

AVG leden software avg tools voor dataportabiliteit recht op inzage recht op vergetelheid

In KorènCRM hebben we verschillende functies voor het verwerken van AVG verzoeken. Hieronder zijn een paar tips voor het gebruik van deze functies.  

Tip 1: Recht op vergetelheid
Als je een verzoek krijgt van een betrokkene om geheel verwijderd te worden klik je in KorènCRM op de knop "AVG - Recht op vergetelheid" om iemand direct op inactief te zetten als je gebruik maakt van de AVG tool. Hiermee zorg je er gelijk voor dat deze relatie niet meer mee gaat in mailingen en factuurruns. Ook zal automatisch als reden van afmelding "Recht op vergetelheid" worden gekozen door de software. Als je niet beschikt over de AVG tool moet je relaties eerst inactief maken, dan een reden kiezen en daarna per stuk of in bulk verwijderen.

Tip 2: Bewaartermijn
Je kunt nu ook gebruik maken van een bewaartermijn functie als je gebruik maakt van onze AVG tool. Je kunt instellen wat de bewaartermijn is. Deze teller gaat lopen als je een relatie inactief maakt. 

Voorbeeld: Als het bewaartermijn is ingesteld op 30 dagen krijg je een notificatie als inactieve relaties nog niet zijn verwijderd dan. Vervolgens kun je de relaties daarna verwijderen. 

Het kan wel zijn dat je niet de autorisatie hebt om een relatie te verwijderen. In dat geval moet een bevoegd iemand dit doen. Vraag je applicatiebeheerder voor meer informatie hierover. 


Tip 3: Dataportabiliteit
Als je gebruik maakt van de AVG tool kun je eenvoudig aan een dataportabiliteit verzoek voldoen. Klik in de relatiekaart op de knop dataportabiliteit. Daarna kun je een ZIP bestand genereren met daarin een machine leesbare bestand (XML) en een Word document met alle persoonsgegevens van de betrokkene in overzichtelijke hoofdstukken ingedeeld. Daarnaast bevat het bestand ook alle dossier items (alle documenten en bestanden zoals bijvoorbeeld afbeeldingen van de relatie). 

Tip 4: Recht op Inzage
Als een betrokkene zijn of haar gegevens wilt inzien kun je op Recht op Inzage klikken. Klik op genereren en download het bestand. Open het ZIP bestand en selecteer zowel het bestand in Word als eventuele losse documenten (het dossier wordt in zijn geheel gedownload dus inclusief eventuele andere documenten die bij een relatie zijn opgeslagen). Je moet daarna op beveiligde wijze de data digitaal of fysiek versturen naar de betrokkene ter inzage. 

Tip 5: WerktVoorMij voor Recht op rectificatie en inzage
Als je gebruik maakt van onze gratis leden- en cursusapp WerktVoorMIj kun je iedere relatie haar of zijn gegevens inzien en ook bijvoorbeeld hun naam correct spellen, adres of bankrekeningnummer wijzigen. 

Let op: het kan zijn dat je van een relatie meer verwerkt dan getoond kan worden in WerktVoorMij. Maak in dat geval gebruik van de Recht op Inzage functie (zie tip 3). In WerktVoorMij kun je o.a. de volgende zaken inzien: NAW gegevens, Bankrekeningnummer, medeleden met NAW gegevens, facturen, servicedienstaanvragen en cursusinschrijvingen.

15 Gratis online tools & tips voor ledenverenigingen (deel 2)

Gratis!.png

Eerder gaven we 15 gratis tools & tips voor verenigingen en ledenorganisaties. Hier volgt deel 2 want je wilt als ledenorganisatie besparen op onnodige kosten en er zijn hierin veel kansen voor verenigingen met een laag budget.

#1 Project management tool
Freedcamp is een project amangement tool waarmee je kunt samenwerken in groepen en je projecten goed kunt monitoren. Je kunt taken toewijzen aan specfieke groep(sleden) en daarin subtaken. Je kunt je persoonlijke to do list er ook nog eens in kwijt en de Kanban feature waarmee je makkelijk taken kunt verplaatsen door ze te slepen is heel intuïtief. Monday is een concurrent die je ook gratis kunt gebruiken.

#2 Ledenapp
Maak gebruik van onze gratis ledenapp WerktVoorMij. Je leden kunnen je werk uit handen nemen als je gebruik maakt van deze webapp waarmee leden bijv. hun NAW gegevens zelf kunnen wijzigen. De webapp is gekoppeld aan KorènCRM met ledenadministratie (tot 500 relaties gratis), vraag de gratis variant inclusief webapp hier aan.
Let op: we ontwikkelen momenteel een nieuwe versie en daarom geven we op dit moment geen nieuwe omgevingen uit. Wel kun je alvast een nieuwe omgeving reserveren, dan krijg je bericht als deze beschikbaar is.

#3 Gratis foto's
Wij zijn groot fan van Unsplash! Hier kun je uit een grote database gratis foto's van hoge kwaliteit kiezen voor bijv. je website, brochure of sociale media. Je mag de plaatjes zelf aanpassen en voorzien van bijv, tekst of ze photoshoppen ook voor commercieel doeleinden. Je hoeft de maker niet te vermelden al zal dit wel gewaardeerd worden. 

#4 Video's draaien
Iedereen maakt het mee. Je wilt een video van je laatste uitje afspelen via je laptop of PC en de videospeler werkt niet of geeft een foutmelding. VLC player is naar onze mening de beste videospeler die de minste problemen geeft. Het draait alle soorten mediabestanden af die je wilt. Download het hier

#5 Foto's editten
Je kunt gebruikmaken van GIMP om je foto's te editten als je geen budget hebt voor Photoshop. Het is niet de meest eenvoudige software om te gebruiken dus je zult er eerst aan moeten wennen. De interface is wat onoverzichtelijk maar het heeft wel veel aan functionaliteit te bieden.

#6 Gebruik een wachtwoord onthouder
Als je gebruik maakt van verschillende online tools voor je vereniging dan kan het zijn dat je veel verschillende wachtwoorden moet onthouden. LastPass is misschien wel een uitkomst voor je in dat geval. Zo hoef je al je wachtwoorden zelf niet meer te onthouden, dat doet LastPass voor je!

#7 Gratis SSL certificaat

Is je website nog niet Https beveiligd? Onderneem dan nu actie. Zeker als je een website hebt waarop leden of bezoekers (persoonlijke) informatie kunnen invoeren. Zonder beveiliging kan iedereen met kennis van zaken gewoon meelezen en is er sprake van een datalek, en dat wil je niet op je geweten hebben. Het is tegenwoordig zelfs mogelijk om een gratis SSL certificaat te verkrijgen bij bijvoorbeeld Let's Encrypt. 

#8 Hacker proof wachtwoorden
Je kunt nog zulke goede anti virus software en andere beveiligingsmaatregelen hebben maar als je slechte wachtwoorden gebruikt dan is het een kwestie van tijd tot een hacker bij je gegevens kan. Lees de blog en test je wachtwoord hier.

#9 Scanner in je broekzak
Met Camscanner kun je heel eenvoudig met je mobiele telefoon documenten inscannen en in verschillende formats (bijv. pdf of png) kunt versturen. Het werkt verbazingwekkend goed en je kunt overal ter plekke iets inscannen en bijv. een document direct delen via je online kanalen.

#10 Grote bestanden verkleinen
7-Zip is een handige tool voor het comprimeren van archiefbestanden oftwel "zippen". Dat is handig als je grote bestanden wilt versturen. Behalve comprimeren met .zip, zijn er ook alternatieve bestanden mogelijk zoals .rar en .arj. Vergeet niet om je bestanden wel via een veilig medium aan te leveren indien de bestanden gevoelige gegevens bevatten (nee email is niet veilig).

#11 Sociale media centraal beheren
Als moderne ledenorganisatie is het onontkoombaar om geen sociale media te gebruiken. Als je goed overzicht wilt bewaren over al deze kanalen en/of tijd wilt besparen en vanaf 1 plek berichten wilt versturen dan kun je gebruikmaken van een sociale media hub zoals Buffer. Hiermee kun je gratis starten met een beperkt aantal geplande berichten op je sociale media kanalen. Een ander alternatief hiervoor is Social Oomph.

#12 Screen capture
Het kan soms handig zijn om een proces op je computerscherm op te nemen bijvoorbeeld als tutorial in het gebruik van je softwarepakket of je website. Hiermee kunnen andere gebruikers zien hoe je een een proces uitvoert. Een gratis programma hiervoor is bijvoorbeeld Open Broadcaster Software (OBS).

#13 Icoontjes in je eigen huisstijl
Met Iconion verander je iconen in je eigen huisstijl. Dat kan heel handig zijn voor je eigen website of het nu gaat om de facebook of twitter iconen daarop.

#14 Gratis website
Er zijn verschillende online tools om een eigen gratis website aan te maken. JouwWeb is een Nederlands alternatief hierin waarmee je gratis een website kunt creëren.  

#15 Gratis webshop
Met JouwWeb kun je ook een gratis webshop aanmaken maar een alternatief hiervoor is Simple Site. Voeg producten, omschrijvingen en betaalwijzes hier heel simpel mee toe. 
 

Security Online - 10 Gebruiker Tips

security tips voor gebruikers

Security is belangrijker dan ooit, en terecht. Het nieuws staat regelmatig bol met de zoveelste datalek of kritieke beveiligingsissue. Als SaaS leverancier is het onze verantwoordelijkheid om te zorgen voor de juiste organisationele en technische maatregelen ter bescherming. Daarmee komen we in heel eind in het veiligstellen van je data. Maar als gebruiker heb je ook een verantwoordelijkheid hierin. 

Soms kunnen datalekken ontstaan en virussen propageren door fouten van gebruikers. Hier zijn enkele simpele tips die als gebruiker een hoop ellende kunnen besparen.

  1. Datalek op papier - Een datalek op papier komt vaker voor dan je zou denken. Ondanks de toenemende digitalisering keert de verleiding en soms ook de noodzaak om iets te printen steeds weer terug. Zorg als gebruiker er dus voor dat je al je papier vernietigd en niet zomaar bij het oud papier zet. Laat ook nooit een adressenlijst rondslingeren op kantoor. Wees hier zorgvuldig mee.

  2. Opgepast, cryptolockers! - Bepaalde virussen (ook cryptolockers genoemd) worden verspreid door eenvoudige alledaagse documenten zoals een pdf file of word document als een bijlage in een email. Open nooit zomaar dit soort documenten als je deze ontvangt. Wees kritisch, een gezonde dosis argwaan kan veel schelen. Wie is de afzender? Is het noodzakelijk om dit document te openen? Zorg voor een up-to-date virusscanner en download geen documenten uit onbekende bronnen. 

  3. Beveiligde verbinding - Zorg ervoor dat als je interactieve webforms hebt op je website, dat de site https (vb: https://example.com vs. http://example.com) beveiligd is. Als dit niet zo is kan er in principe door ongewenste derde partijen over je schouder mee worden gekeken. Mocht je dit zelf niet kunnen vraag het dan aan je websitebeheerder/bouwer. Die zou dit eenvoudig moeten kunnen regelen. Ook voor je Google ranking is dit van belang.

  4. Webcam afdekken - Het is verstandig om de ingebouwde webcam op je laptop/pc af te dekken. Weliswaar is de kans klein maar om te voorkomen dat iemand toch via je webcam meekijkt is het handig om deze af te dekken als je deze niet gebruikt.

  5. Encryptie - Pas op met het bewaren van persoonsgegevens op een USB stick, laptop of ander medium. Als je dit doet zorg er dan voor dat het medium minstens met alleen met een wachtwoord toegankelijk is. Nog beter is het als het medium geheel encrypted, met andere worden versleuteld wordt. Er zijn diverse online tools om dit te doen. Onze tip voor je organisatie: Veracrypt.  

  6. Verdachte links - Klik niet zomaar op links in mails en vul nooit je wachtwoord zomaar ergens in. Het lijkt logisch maar toch gebeurt het te vaak, zelfs op hoog niveau met grote gevolgen.

  7. Screenshots - Pas op met het versturen van screenshots. Op een screenshot kan onbedoeld gevoelige informatie zitten, bijvoorbeeld wachtwoorden, persoonsgegevens of geheime bedrijfsinformatie. Dit is het ook geval met foto's.

  8. Lockscreen - Als je je werkplaats verlaat zet je scherm op slot (Windowstoets+L). Extra bonus is dat je collega's niets kunnen uithalen met je pc ;-)

  9. Two factor authentication - Onze software maakt gebruik van two factor authentication. Dit betekent dat er een extra stap nodig is voor toegang tot de software naast een correct wachtwoord invullen. Je krijgt dan een extra token of code die je moet invullen. Af en toe moet je dit dan opnieuw doen voor verificatie. Steeds meer online applicaties zoals Google & WhatsApp maken hier gebruik van. Als een stuk software deze optie heeft, maak hier dan gebruik van. Dit kun je meestal eenvoudig instellen.

  10. Wachtwoorden - Maak je wachtwoorden naast complex ook lang. Zorg ervoor dat je wachtwoord niet enkel uit cijfers of letters bestaat. Maak een combinatie van cijfers, letters en leestekens. Het is verstandig om geen geboortedata, voor of achternamen, cijferreeks of woord te gebruiken.  Lees hier onze gids om een veilig wachtwoord te creëren en doe de wachtwoord check hier.