software ui

Nieuwe relatie invoerscherm in KorènCRM

Na analyse van het oude relatie invoerscherm in KorènCRM is gebleken dat er op verschillende plekken winst te behalen was in gebruiksgemak, snelheid en duidelijkheid. Ditzelfde scherm verschijnt wanneer er wijzigingen gemaakt worden bij een relatie.

Een aantal velden die voorheen veel handwerk vereisten, kunnen nu automatisch worden aangepast en/of ingevuld. Naast deze velden staat nu een icoontje van een robot. U kunt op dit icoontje klikken om de robot uit te schakelen en het proces handmatig uit te voeren, als het automatische gedrag om een bepaalde reden niet wenselijk is.

In het scherm zijn de volgende zaken aangepast en geoptimaliseerd:

  • Hoofdlettergebruik in de velden Voornaam, Initialen, Geboortenaam en Partnernaam wordt automatisch goed gezet.

  • Het is nu mogelijk om voor de contactpersoon van een bedrijf of locatie, volledige naam-gegevens in te voeren (dus ook een partnernaam en schrijfwijze).

  • De initialen worden automatisch gevuld op basis van de voornaam. Indien dit niet gewenst is kunt u de robot naast dit veld uitschakelen en afwijkende initialen invullen.

  • De tussenvoegsels in de geboortenaam en partnernaam worden nu automatisch gesplitst. Het hoofdlettergebruik in de twee delen van de achternamen wordt vanzelf goed gezet. Indien u zelf de splitsing wilt aanbrengen kunt u de robot naast dit veld uitschakelen.

  • Na het kiezen van een geslacht, wordt de meest voorkomende aanhef voor dit geslacht vanzelf gekozen. Als u een andere aanhef wilt kiezen kunt u de robot naast dit veld uitschakelen.

  • De geboortedatum staat nu in een enkel veld, in plaats van gesplitst in drie velden. U kunt de geboortedatum nog steeds invoeren in de vorm 311244 (voor 31 december 1944). Zodra u naar het volgende veld wisselt, wordt de datum vanzelf weergegeven in de vorm dd-mm-jjjj (dus 31-12-1944).

  • Het IBAN kan nu worden ingevoerd tijdens het toevoegen van een relatie.

  • Het BSN, IBAN en Postcode veld worden rood wanneer deze een ongeldige waarde bevatten.

  • Elk soort communicatiemiddel kan worden toegevoegd of gewijzigd als standaard. Voorheen kon dit alleen met een telefoonnummer, mobiel nummer of e-mailadres.

  • Het scherm wordt nu waar mogelijk groot en zonder pop-up weergegeven.

    Adres mutaties
    Toevoegen en muteren van adressen in dit scherm is ook aangepast.

  • Het is nu mogelijk om het standaardadres aan te passen bij het muteren van de relatie.

  • Nieuw scherm voor het muteren van adressen. De inhoud van dit scherm wordt ook gebruikt bij het toevoegen en wijzigen van relaties.

    Huisnummer toevoeging mag nu in hetzelfde veld achter het huisnummer worden getypt, indien nodig gescheiden door een koppelteken of spatie. (Dus 5C, 25Hs of 12-3).
    Voor het invoeren van postbussen en buitenlandse adressen zijn nu opties onder 'Soort adres'.
    Postcode/huisnummer combinaties welke niet in de postcodetabel staan, worden niet meer geaccepteerd wanneer er is gekozen voor Soort adres: 'Adres Nederland'. Voor het invoeren van dergelijke adressen moet eerst worden gekozen voor Soort Adres: 'Afwijkend adres Nederland'.
    Het veld "Adrestype" heet nu "Adresgebruik".

  • Wanneer een adres wordt gewijzigd van een relatie met interrelaties, is het mogelijk om zowel het hoofdlid als de medeleden mee te verhuizen.

Het verschil zit in de details

Let's start fresh!.jpg

Programmeren met liefde. Ja, wij houden van kleine details die de gebruikerservaring met software beter maken.

Wat we vaak terughoren van klanten is vaak hoe blij ze zijn met de kleine verbeteringen of extraatjes die we maandelijks toevoegen via onze rapid release schedule. In deze mail wij ik op een 3-tal leuke recent toegevoegde nieuwe features die zeer gewaardeerd worden door ons klanten.

Verjaardagsfilter

De verjaardagsfilter was een idee van een klant die dankzij ons nieuw toegevoegd relatie zoekscherm met instelbare filters vrij eenvoudig te realiseren was. Met de functie kun je alle jarigen binnen verschillende periodes oproepen uit het systeem zodat je relaties daarna tijdig kunt feliciteren.

verjaardag.JPG

Realtime verversen

Het zoekscherm hebben zowel vereenvoudigd als ook meer mogelijkheden gegeven. Hoe we dat gedaan hebben is door de filters zelf instelbaar te maken en voornamelijk met een algemeen zoekveld te werken. Recent hebben we een realtime verwisselbaar veld toegeovegd zoals je kunt zine in de video hieronder. Zo kun je schakelen tussen telefoonnummer, IBAN nummer en emailadres indien nodig zonder de relatiekaart te hoeven openen.


Inactieve relaties

Als je nu een relatie zoekt dan komen alleen actieve relaties voor tenzij je de filter gebruik met welke type relaties je wilt zien uit je zoekresultaten. Daarmee kun je er nu voor kiezen om zowel actieve als inactieve relaties te zoeken of enkel actieve of inactieve relaties. Deze filter kan worden vastgezet afhankelijk van je werkwijze en voorkeuren. Zie de video hieronder voor enkele voorbeelden.

Nieuwe Intuïtieve Zoekscherm

We hebben een nieuw relatie zoekscherm toegevoegd aan de software. Met dit scherm is het nu makkelijker en sneller om relaties te zoeken. Daarnaast kun je de zoekvelden die je het vaakst gebruikt vastzetten. Zo krijg je een zoekscherm aangepast op je eigen voorkeuren.

Relatie zoeken

Om de gegevens van een relatie te kunnen bekijken voer je een zoekopdracht uit. In de bovenste zoekbalk kun je vrij zoeken op verschillende velden tegelijkertijd. Je kunt een naam, geboortedatum, kixcode, postcode of relatienummer invoeren of een combinatie hiervan. Als je meerdere zoekwaardes invoert kun je deze scheiden door middel van een komma. Zowel naam als kixcode hoeven niet volledig te zijn, de eerste paar letters volstaan om zoekresultaten te tonen. Klik op de zoekicoon rechts om de zoekactie te starten. Om alle zoekvelden leeg te maken (alleen ingevulde vastgepinde zoekvelden worden niet leeg gemaakt) klik je op de reset knop.

Extra filters

Wanneer je wilt zoeken op een ander zoekveld, kun je een extra filter toevoegen. Daarna kun je de gewenste zoekwaarde in dat filter veld invoeren. Je kunt deze weer verwijderen met het kruisje rechts van de filter.

Je bepaalt namelijk zelf welke filters je gebruikt om naar relaties te zoeken. Voortaan is er 1 hoofd zoekveld die aan te vullen is met filters. Sommige filters maken gebruik van open velden die ingevuld kunnen worden en weer anderen hebben dropdowns met vaststaande items waaruit je kunt kiezen.

Filters vast zetten

Als je vaak gebruik maakt van dezelfde filters dan kun je deze filters vastzetten met het prikkertje aan de linker kant van de filter. KorènCRM zal de vast gepinde zoekvelden onthouden en iedere keer dat je gaat zoeken verschijnen deze velden.

Als je dit doet terwijl er al een zoekwaarde in de filter staat, zal deze waarde ook worden vastgezet. Dus als je het zoekveld "Abonnement" selecteert, daarna een abonnement uit de dropdown kiest en daarna ervoor kiest om hetzoekveld vast te pinnen zal deze voortaan altijd gevuld verschijnen. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld altijd op een specifiek abonnement zoekt.

Je kunt dit altijd weer wijzigen door vast gepinde zoekvelden weer te verwijderen.

Privacy by Design (deel 6): Respect voor gebruiker privacy

Respect voor privacy.png

The right to be forgotten, the right of access to information en dataportabiliteit. zijn drie factoren waar je rekening mee moet gaan houden als het gaat om privacy. 

The right to be forgotten

Kun je iemand definitief verwijderen uit een database? Dat is de vraag die met een volmondig "ja" moet kunnen beantwoorden. De aanstormende GDPR EU wetgeving vereist dat als een betrokkene zijn of haar gegevens wil laten verwijderen je dit z.s.m. moet regelen met enkele uitzonderingen (bijv. als iemand openstaande facturen heeft staan). 
In onze software kun je relaties inactief maken en vervolgens of per stuk of in bulk (Tip: richt je proces zo in dat je dit op gezette tijden doet) alle inactieve relaties eventueel met specifieke redenen kunt verwijderen.

The right of access to information

Kun je een betrokkene inzage geven in zijn of haar gegevens? Het voorkomen dat iemand als zijn of haar gegevens wil inzien. Met ingang van de GDPR is het verplicht om iemand inzicht te verschaffen en zijn of haar gegevens. Hoe je dit doet mag je natuurlijk zelf weten. Je kunt een brief opsturen
Denk er wel aan dat iemand dus ook zijn of haar gegevens moet kunnen aanpassen. Dat gaat omslachtig worden als diegene dat via bijv. een wijzigingesformulier kan doen duie je vervolgens weer moet overtypen in je eigen database.
Wij geven alle onze klanten de mogelijkheid om gebruik te maken van een webapp waarmee relatie bijv. hun eigen NAW gegevens kunnen wijzigen.

Dataportabiliteit

Dataportabiliteit betekent dat iemand zijn of haar gegevens mag meenemen.  Dit moet je kunnen aanleveren aan de betrokkene in een voor een machine leesbare bestand. Je kunt dus niet enkel een fysieke brief met de gegevens erin opsturen of een Word bestand of pdf. Denk eerder aan een XML bestand. 
In onze software heb je de mogelijkheid om met een druk op een knop bij een relatie een ZIP bestand genereren met alle mogelijke gegevens in XML format, HTML format en als Docx. document. Deze kun je dan op een (goed beveiligde) wijze naar keuze aanleveren.

 

 

Het is niet erg om mooi te zijn

In de nieuwe versie van KorenCRM, versie 4.0 Refresh, hebben we een complete restyling van de software uitgevoerd. Naast het design, kleuren, font en menuindeling zijn ook de icoontjes op buttons veranderd. Voor een deel is alleen het design van de icoontjes veranderd. Een aantal algemeen bekende icoontjes zoals de "i" voor informatie en de vraagteken hebben we bijvoorbeeld behouden (uiteraard in onze eigen stijl) omdat wat goed en duidelijk is niet veranderd hoeven te worden. 

Bij een aantal andere icoontjes hebben de symbolen geheel of gedeeltelijk gewijzigd. Het kruisje had in de software bijvoorbeeld een dubbele functie. In sommige delen van de software werd het gebruikt om iets te verwijderen maar in andere delen werd het ook als "reset" button gebruikt. De "u-pijl bocht" (geheel links in het plaatje hierboven) is nu toegevoegd als "reset" knop waarbij invoervelden bijvoorbeeld leeg gemaakt kunnen worden. 
 

Minder statisch

Omdat de buttons in het nieuwe design van KorènCRM geen omlijning hebben waren we genoodzaakt om de relatieselectiebutton (derde van links) te wijzigen om consequent te blijven. Drie zwevende puntjes zonder omlijning bleek heel verwarrend en niet goed zichtbaar te zijn in de software. Daarom hebben we een pijl toegevoegd. We vinden dit een hele verbetering t.o.v. de oude button qua stijl maar ook functieaanduiding. Het is nu meer een zoekactie en minder statisch. 

Het icoontje om documenten (Zoals managementrapportages, brieven, facturen enz.) te downloaden hebben we vervangen van het klassieke "opslaan" icoontje naar het veelgebruikte "download" icoontje (zie icoontje vierde van links). Dit is ook een betere aanduiding voor wat voor functie deze knop in de software heeft. Het gaat hier namelijk om het downloaden van documenten uit de CRM en niet om het opslaan van data in de CRM. Dat gebeurt nu doormiddelen van een knop met "Opslaan" erop.  We hebben de floppy voor het bewaren van content in de tekst editor wel behouden omdat dit binnen die setting logisch en universeel is.

Onze gebruikers hebben allemaal informatie bij de hand waarin alle wijzigingen in de software staan. Ze hebben dit allemaal per mail ontvangen maar uiteraard staat dit allemaal uitgebreid in de "Help" in de software.