Een secure workflow

 Secure processen met ledenadministratie software

Vaak denken mensen bij automatisering in de eerste plaats aan het sneller maken van processen, wat zeker een belangrijk deel is van automatiseren. Een tweede even belangrijke reden om te automatiseren is het secuurder maken van je processen. Om dit te illustreren zijn hier 6 praktische voorbeelden van hoe we je processen secuurder maken in KorènCRM.

  1. Wanneer je een factuurrun gaat draaien dan ben je verplicht om altijd eerst een testrun te draaien voordat je een productierun gaat draaien. De testrun geeft aan als er gegevens zijn die niet kloppen bijv. ontbrekende IBAN nummers of adresgegevens enz. Vervolgens kun je er zelf voor kiezen om de run door te zetten of eerst de fouten te corrigeren. Vanzelfsprekend gaan relaties waarbij er fouten zijn gevonden niet mee in de factuurrun.
  2. Wanneer een relatie op inactief gezet is moet je een reden van afmelding selecteren (deze kun je zelf instellen). Zodoende heb je accurate managementgegevens als het om reden van afmelding gaat en hoef je dit niet naderhand uit te gaan zoeken.
  3. Een klant vraagt via de ledenapp (of website) een dienst aan. Er is echter net daarvoor door dezelfde klant een adreswijziging doorgegeven via dezelfde portal. De software blokkeert (je krijgt een melding) de afhandeling van de serviceaanvraag totdat je de adreswijziging hebt bevestigd (met een druk op de knop). Dit is per ontwerp zodat je niet per abuis de dienstverlener naar het verkeerde adres stuurt.
  4. Je kunt een bewaartermijn invoeren. De software stuurt je dan een reminder om inactieve relaties te verwijderen. Dit kun je in bulk doen in twee klikken.
  5. Je kunt bij een relatie een waarschuwing invoeren (bijv. als het wanbetaler is). Deze waarschuwing is altijd bij deze relatie zichtbaar in alle modules zodat gebruikers in deze modules ook weten dat er meer aan de hand is met deze relatie als de relatie in kwestie contact opneemt.
  6. In onze Zorgbureau module ontstaan er wel eens conflicten tijdens het plannen. In dat geval waarschuwt de software je dat er een conflict is tijdens het plannen en ook de aard van het conflict. Je kunt ervoor kiezen om dit conflict voorlopig te negeren of direct op te lossen. Als je het negeert dan krijg je in het conflictenscherm de mogelijkheid om het later te corrigeren. Zo voorkom je dat je tijdens het plannen steeds heen en weer moet schakelen en kun je in 1x door plannen.

Met deze stappen helpen we je om fouten te voorkomen en kunnen je processen gestroomlijnd worden. De software fungeert als een soort persoonlijke assistent die je adviseert en tips geeft.