Waar moet ledenadministratie software aan voldoen?

ledenadministratie software vereisten

Hoe kies je het juiste ledenadministratie softwarepakket? Er zijn veel aanbieders van ledenbeheer applicaties dus er is keuze genoeg. Maar wat is belangrijk om op te letten bij het maken van een keuze voor een pakket? Wij hebben een checklist opgesteld waar je op moet letten bij het vergelijken van software. Sommige zaken zullen relevant voor je zijn en andere weer niet. We hopen dat dit je verder helpt.

 

Ledenbeheer

  • Naast NAW gegevens is het ook handig als je aanvullende informatie over iemand kan registreren (bijv. opmerkingen, familieverbanden, bankgegevens, contactgegevens enz.). Inventariseer wat je nodig hebt vooraf.
  • Heeft de software een online ledenportal waarmee leden hun eigen gegevens kunnen wijzigen en facturen kunnen inzien? 
  • Is het mogelijk om een ledenpas af te drukken (als je bijvoorbeeld een pasjesprinter hebt) of kan het systeem drukbestanden opsturen naar de drukken hiervoor?
  • Is het mogelijk om bulkmailingen te verzorgen?
  • Kun je groepen relaties segmenteren op basis (bijv. prospects, klanten en leveranciers)
  • Heeft de software de mogelijkheid om via een mutatielog alle wijzigingen in te zien die plaats hebben gevonden bij de persoonsgegevens?
  • Worden contactmomenten (geautomatiseerd) geregistreerd?
  • Kun je de software ook gebruiken voor het beheren van (groeps)taken.

Financieel

  • Is er een mogelijkheid voor het beheren van debiteuren?
  • Kan de software koppelen met boekhoudsoftware?
  • Heeft het pakket een bankkoppeling?
  • Kunnen er meerdere soorten lidmaatschappen worden aangemaakt? Kunnen er verschillende bijdragen per lidtype worden toegevoegd?

Security

  • Hanteert de leverancier een bewerkersovereenkomst mbt de privacy.
  • Is de software geprogrammeerd met privacy by design principes 
  • Is het mogelijk om in bulk facturen te sturen en te incasseren? Kunnen er herinneringen worden verstuurd?
  • Heeft het systeem een bankkoppeling waardoor je bankbestanden kunt importeren?

Support

  • Zijn updates en support inbegrepen in de prijs? 
  • Heeft de leverancier een helpdesk waar je terecht kunt met vragen.  
  • Is de software on-premise of SaaS